KI für Steuerberater: weniger Handarbeit in der Kanzlei durch Custom-Module.

Ja. Die Kanzleisoftware bleibt das führende System, niemand muss umsteigen. Der Workflow liest Belege aus, bereitet Buchungsvorschläge auf und übergibt sie über die Importfunktion der jeweiligen Software, bei BMD NTCS und RZL als Importdatei, bei DATEV im DATEV-Format. Wo eine Schnittstelle vorhanden ist, geht es auch direkt. Die Buchhaltung prüft die Vorschläge und bucht wie gewohnt. Welche Variante passt, klären wir im Erstgespräch anhand der Version und der Module, die in der Kanzlei laufen.

Die Verschwiegenheitspflicht nach § 80 WTBG 2017 gilt für alles, was der Kanzlei anvertraut wird, und nach Absatz 5 auch für ihre Erfüllungsgehilfen. Mandantendaten laufen deshalb nur über Server in der EU, mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO für jedes eingesetzte Tool. KI-Modelle werden über Schnittstellen angesprochen, deren Anbieter die Eingaben laut Vertragsbedingungen nicht zum Training verwenden. Welche Daten welchen Weg nehmen, legen wir vor Projektstart fest und dokumentieren es, damit die Kanzlei es in ihr Verarbeitungsverzeichnis übernehmen kann.

Belegerfassung, Mandanten-Onboarding, Fristenmanagement und Honorarabrechnung lassen sich mit KI-Workflows automatisieren. Die Systeme binden direkt an DATEV oder BMD an. In der Praxis heißt das: Der Mandant fotografiert einen Beleg, ein KI-Agent liest Betrag, Datum und Kategorie, ordnet richtig zu und übergibt an die Buchhaltungssoftware. Bei der Honorarabrechnung arbeiten wiederverwendbare Leistungsvorlagen, automatische Wiederkehr-Rechnungen und eine Zeiterfassung, die direkt in die Honorarnote läuft. Genau das haben wir für Treuhand-Control umgesetzt, wo das manuelle Zusammenstellen jeder Rechnung in Word und Excel entfallen ist.

Ein Modul, etwa die Belegerfassung oder eine automatische Erinnerung an fehlende Unterlagen, ist in 2 bis maximal 4 Wochen einsatzbereit, gerechnet ab Erhalt der Zugänge. Kanzlei-Systeme, die mehrere Prozesse verbinden und an DATEV oder BMD andocken, bestehen aus mehreren Modulen. Der Ablauf hat drei Schritte: im kostenlosen 30-minütigen Erstgespräch die zeitfressenden Prozesse erkennen, dann den Workflow bauen und in die bestehende Software einbinden, danach Go-Live mit Übergabe. Der Kanzleibetrieb läuft in dieser Zeit ohne Unterbrechung weiter. Die Umstellung erfolgt dabei Mandant für Mandant, sodass sich die Honorarlogik an wenigen Fällen prüfen lässt, bevor die übrigen folgen.

Ein Custom Module startet bei 249 €. Ein Modul löst genau ein Problem, zum Beispiel einen Workflow, ein Tool oder eine Integration. Was dein Vorhaben kostet, erfährst du nach dem kostenlosen Erstgespräch. Betreuung und Hosting sind optional und richten sich nach dem Umfang. Typische Projekte für KMU liegen zwischen 249 € für einen einzelnen Workflow und rund 7.000 € für mehrere verbundene Module mit eigener Oberfläche. Laufende Kosten für Betreuung und Hosting richten sich nach dem Umfang, dazu kommen Toolkosten von 30 bis 100 € pro Monat für n8n-Hosting und KI-API. Nach dem Go-Live folgen 30 Tage Begleitung, in denen Anpassungen ohne Mehrkosten möglich sind.

Ja, alle Daten werden auf Servern in Europa (EU) verarbeitet und DSGVO-konform umgesetzt. Ist ein Anbieter mit Sitz außerhalb der EU beteiligt, etwa bei KI-Schnittstellen, ist die Übermittlung über das EU-U.S. Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln abgesichert, auf Wunsch setzen wir nur europäische Anbieter ein. Für die eingesetzten Komponenten lässt sich eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung abschließen, was in einer Kanzlei meist Voraussetzung für die Einführung ist. Belegdaten werden ausschließlich zum Zweck der Verbuchung verarbeitet, Zugriffe sind an Rollen gebunden, sodass Mitarbeitende nur ihre eigenen Mandate sehen. Vor der Umsetzung legen wir gemeinsam fest, welche Felder das System überhaupt erreichen und wie lange Protokolle aufbewahrt werden. Auf Wunsch liefern wir die Dokumentation der Verarbeitungskette für das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten mit.