Belege, Fristen, Mandanten-Onboarding: Custom-Module für Steuerkanzleien in Österreich.

Belegerfassung, Mandanten-Onboarding, Fristenmanagement und Honorarabrechnung lassen sich mit KI-Workflows automatisieren. Die Systeme binden direkt an DATEV oder BMD an. In der Praxis heißt das: Der Mandant fotografiert einen Beleg, ein KI-Agent liest Betrag, Datum und Kategorie, ordnet richtig zu und übergibt an die Buchhaltungssoftware. Bei der Honorarabrechnung arbeiten wiederverwendbare Leistungsvorlagen, automatische Wiederkehr-Rechnungen und eine Zeiterfassung, die direkt in die Honorarnote läuft. Genau das haben wir für Treuhand-Control umgesetzt, wo das manuelle Zusammenstellen jeder Rechnung in Word und Excel entfallen ist.

Der erste Workflow ist typischerweise innerhalb von 24 Stunden einsatzbereit, etwa die Belegerfassung oder eine automatische Erinnerung an fehlende Unterlagen. Komplexere Kanzlei-Systeme, die mehrere Prozesse verbinden und an DATEV oder BMD andocken, werden in 1–2 Wochen aufgebaut. Der Ablauf hat drei Schritte: im kostenlosen 30-minütigen Erstgespräch die zeitfressenden Prozesse erkennen, dann den Workflow bauen und in die bestehende Software einbinden, danach Go-Live mit Übergabe. Der Kanzleibetrieb läuft in dieser Zeit ohne Unterbrechung weiter. Die Umstellung erfolgt dabei Mandant für Mandant, sodass sich die Honorarlogik an wenigen Fällen prüfen lässt, bevor die übrigen folgen.

Ein Custom Module startet bei 249 € einmalig. Ein Modul löst genau ein Problem, zum Beispiel einen Workflow, ein Tool oder eine Integration. Den Festpreis bekommst du nach dem kostenlosen Erstgespräch. Betreuung und Hosting sind optional und richten sich nach dem Umfang. Typische Projekte für KMU liegen zwischen 249 € für einen einzelnen Workflow und rund 7.000 € für mehrere verbundene Module mit eigener Oberfläche. Eine monatliche Grundgebühr gibt es nicht, nur Toolkosten von 30 bis 100 € pro Monat für n8n-Hosting und KI-API. Nach dem Go-Live folgen 30 bis 60 Tage Begleitung, in denen Anpassungen ohne Mehrkosten möglich sind.

Ja, alle Daten werden auf EU-Servern verarbeitet und DSGVO-konform umgesetzt, ohne Übermittlung in Drittländer außerhalb von EU und EWR. Für die eingesetzten Komponenten lässt sich eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung abschließen, was in einer Kanzlei meist Voraussetzung für die Einführung ist. Belegdaten werden ausschließlich zum Zweck der Verbuchung verarbeitet, Zugriffe sind an Rollen gebunden, sodass Mitarbeitende nur ihre eigenen Mandate sehen. Vor der Umsetzung legen wir gemeinsam fest, welche Felder das System überhaupt erreichen und wie lange Protokolle aufbewahrt werden. Auf Wunsch liefern wir die Dokumentation der Verarbeitungskette für das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten mit.