Meno lavoro manuale in ufficio, con soluzioni custom per il tuo studio.

L’acquisizione dei documenti contabili è di solito il primo candidato. I documenti arrivano scansionati, fotografati o via e-mail, il riconoscimento del testo con IA li legge, li precontabilizza e li passa a DATEV, BMD o RZL. Invece di due-cinque minuti per documento restano circa 20-40 secondi di controllo. Oltre a questo, l’onboarding dei clienti, i promemoria delle scadenze e la fatturazione delle parcelle sono casi frequenti, insieme allo smistamento della casella condivisa, così le richieste di routine ricevono una bozza pronta e solo le vere eccezioni arrivano a una persona. Non si presta all’automazione tutto ciò che richiede ogni volta una valutazione professionale individuale.

La realizzazione richiede da 2 a massimo 4 settimane per modulo, dalla ricezione degli accessi, e comprende: definire i canali di ingresso, costruire il workflow, adattare il riconoscimento del testo al tuo piano dei conti, impostare le regole di controllo e verificare il collegamento a DATEV, BMD o RZL con documenti di prova reali di due o tre clienti. Quello che richiede più tempo, nella pratica, è concordare i casi limite: cosa deve succedere quando un documento è illeggibile o una registrazione è ambigua. I sistemi per lo studio che collegano più processi sono composti da più moduli. Dopo il go-live restiamo al tuo fianco per 30 giorni, così i casi insoliti emergono mentre qualcuno sta ancora guardando.

Un Custom Module parte da 249 €. Un modulo risolve esattamente un processo: l’acquisizione dei documenti contabili verso DATEV, BMD o RZL, i promemoria automatici delle scadenze, la fatturazione delle parcelle o un pezzo di software su misura come un portale clienti. Non ci sono pacchetti; assistenza e hosting restano opzionali e i loro costi correnti dipendono dalla portata del progetto. A questo si aggiungono i costi correnti della piattaforma di automazione e, a seconda del caso, del riconoscimento del testo con IA. Questi crescono con il volume di documenti, non con il numero di collaboratori. Quanto costa il tuo progetto te lo diciamo dopo la prima consulenza gratuita di 30 minuti, in cui individuiamo il processo che oggi ti costa più tempo.

Sì. Tutti i sistemi e i database girano su server in Europa (UE). Se è coinvolto un fornitore con sede fuori dall’UE, ad esempio un’API di IA, il trasferimento è coperto dall’EU-U.S. Data Privacy Framework o da clausole contrattuali standard; su richiesta utilizziamo solo fornitori europei. Per i componenti utilizzati è possibile stipulare un accordo sul trattamento dei dati (DPA), e i dati sensibili vengono trattati esclusivamente per la finalità dichiarata. Prima dell’avvio del progetto passiamo in rassegna dove esattamente vengono trattati i dati dei documenti e le informazioni sui clienti, e quale componente vede che cosa. Secondo l’EU AI Act i sistemi in uso rientrano di norma nella categoria a rischio limitato; dove i contenuti generati dall’IA vanno etichettati, lo facciamo in modo trasparente.