Was kostet manuelle Arbeit dein Unternehmen wirklich — und ab wann sich ein Custom Module rechnet?

Welche Prozesse stecken hinter den manuellen Stunden?

Die Stundenzahl, die du oben einstellst, verteilt sich in den meisten Betrieben auf wenige wiederkehrende Abläufe. Das Postfach ist fast immer der größte Posten: Inzwischen landen rund 53 geschäftliche E-Mails pro Tag im durchschnittlichen Postfach, vor fünf Jahren waren es 26. Wer sie von Hand sortiert, verbringt damit etwa zwei Stunden täglich.

Danach folgen die Abläufe, die niemand als Arbeit verbucht, weil sie zwischen den Terminen passieren. Ein Angebot von Hand zu schreiben dauert etwa 40 Minuten; bei 15 Angeboten pro Woche sind das zehn Stunden. Formulardaten in eine Tabelle zu übertragen kostete bei HitsForKids ein bis drei Stunden pro Anmelderunde. Terminabstimmung per E-Mail frisst ein bis zwei Stunden wöchentlich, ohne dass dabei ein einziges inhaltliches Wort fällt. In Kanzleien kommt die Belegerfassung dazu, in Maklerbüros die Exposé-Erstellung mit zwei bis vier Stunden pro Objekt.

Für den Rechner heißt das: Zähle die Stunden, die auf solche gleichförmigen Abläufe entfallen, nicht die gesamte Verwaltungszeit. Genau diese Stunden sind der Teil, den Automatisierung realistisch übernimmt.

Warum der Rechner konservativ rechnet

Kein Prozess wird zu hundert Prozent automatisiert, und jede Rechnung, die das behauptet, enttäuscht im Betrieb. Es bleiben Sonderfälle, die eine Einschätzung brauchen, Freigabeschritte vor dem Versand und Ausnahmen, die in keiner Regel stehen. Deshalb steht der Regler standardmäßig auf 70 Prozent und nicht auf dem Bestfall.

In der Praxis heißt das: Aus zwei Stunden täglichem Sortieren werden 15 bis 30 Minuten Kontrolle, nicht null. Ein Angebot entsteht in unter fünf Minuten statt in 40, wird aber weiterhin von einem Menschen geprüft, bevor es rausgeht. Der Rest der Zeit verschwindet tatsächlich. Wer konservativ rechnet, erlebt nach dem Go-Live eine positive Überraschung statt einer Korrektur nach unten.

Was der Rechner nicht zeigt

Die Zahl oben erfasst nur Zeit mal Stundensatz. Drei Effekte bleiben darin unsichtbar, obwohl sie im Alltag oft schwerer wiegen. Erstens die Fehlerkosten: Eine Rechnung ohne UID-Nummer, ein Tippfehler in der Adresse oder ein doppelt angelegter Datensatz kosten Nacharbeit, die niemand protokolliert. Zweitens die Liquidität, denn Rechnungen, die automatisch am Monatsende rausgehen statt irgendwann am Wochenende, werden früher bezahlt. Drittens die Antwortzeit, die bei Anfragen über den Auftrag entscheidet, lange bevor der Preis eine Rolle spielt.

Unsichtbar bleibt aber auch die Gegenseite, und die gehört zu einer ehrlichen Rechnung. Ein Workflow braucht Einarbeitung, in den ersten Wochen mehr Kontrolle als später und bei jeder Prozessänderung eine Anpassung. Abläufe, die selten vorkommen oder jedes Mal anders laufen, kosten mehr Pflege, als sie an Zeit zurückgeben. Für die gilt die Rechnung nicht, und wir sagen das im Erstgespräch auch so.

Förderungen senken die Investition

Für Betriebe in Kärnten kommen drei Programme infrage, die den Betrag aus dem Rechner zusätzlich drücken. Die KI-Umsetzungsförderung der Wirtschaftskammer Kärnten übernimmt sechs Beratungsstunden zu 100 Prozent, sofern ein qualifizierter UBIT-Dienstleister umsetzt. Das KWF-Produkt Umsetzung.KI fördert externe Entwicklungsleistungen mit bis zu 30 Prozent, maximal 10.000 €, ab 10.000 € Projektkosten und mit Einreichung bis 31. Dezember 2026. KMU.DIGITAL des Bundes bezuschusst Beratung und Umsetzung von Digitalisierungsprojekten.

Entscheidend ist in allen drei Fällen die Reihenfolge: erst einreichen, dann beauftragen. Wer den Auftrag vorher erteilt, verliert den Anspruch, auch wenn die Rechnung später datiert ist. Weil sich Sätze und Fristen ändern, lohnt vor dem Antrag ein Blick auf die aktuelle Ausschreibung der jeweiligen Stelle. Welches Programm passt, hängt vom Umfang ab: Ein einzelnes Modul liegt unter der KWF-Schwelle, ein Softwareprojekt darüber.

Von der Zahl zum ersten Schritt

Eine Schätzung ersetzt keine Analyse. Im kostenlosen 30-minütigen Erstgespräch sehen wir uns die tatsächlichen Abläufe an und beantworten die Frage, die der Rechner offen lässt: welcher Prozess bei dir zuerst dran ist. Eine gute Faustregel dafür ist nicht der Ablauf mit den meisten Stunden, sondern der, der dich am häufigsten unterbricht, denn jede Unterbrechung kostet zusätzlich den Wiedereinstieg.

Geeignet ist ein Ablauf, der sich mindestens wöchentlich wiederholt, einer in zwei Sätzen erklärbaren Regel folgt und digitale Daten am Anfang und am Ende hat. Einfache Workflows dieser Art sind in ein bis drei Werktagen live, komplexere Integrationen brauchen ein bis zwei Wochen. Nach dem Go-Live folgen 30 bis 60 Tage Begleitung, in denen Anpassungen an geänderte Prozesse ohne Mehrkosten möglich sind. Den Festpreis bekommst du nach dem Erstgespräch, bevor gebaut wird.

Häufige Fragen zum ROI-Rechner

Wie wird der ROI berechnet?

Der Rechner multipliziert die Stunden, die du pro Woche für die gewählten Routineaufgaben angibst, mit deinem Stundensatz und rechnet das auf den Monat hoch. Das ist dein Monatsverlust durch manuelle Arbeit. Die einmalige Investition (Anzahl Prozesse × 249 €) teilt er durch die monatliche Ersparnis, so entsteht die Amortisationsdauer in Monaten. Gerechnet wird mit 4,33 Wochen pro Monat und einem bewusst konservativen Automatisierungsgrad von 70 Prozent, nicht mit Bestfall-Werten. Der Stundensatz sollte die Lohnnebenkosten enthalten, sonst fällt das Ergebnis zu niedrig aus.

Wie berechnet der Rechner die Investition?

Der Rechner setzt pro gewähltem Prozess ein Custom Module ab 249 € einmalig an. Drei Prozesse ergeben also ab 747 €. Monatsgebühren gibt es keine, Betreuung und Hosting sind optional und richten sich nach dem Umfang. Der Wert ist eine Untergrenze: Ein Modul mit vielen Schnittstellen oder Sonderfällen liegt darüber, weshalb der verbindliche Festpreis erst nach dem kostenlosen Erstgespräch steht. Laufend kommen 30 bis 100 € pro Monat für n8n-Hosting und KI-API dazu, unabhängig von der Zahl der Module. Wer n8n selbst hostet, drückt die laufenden Kosten auf den Serverpreis, bei der gehosteten Variante wird nach Ausführungen abgerechnet.

Sind die Zahlen verbindlich?

Nein. Der Rechner liefert eine Größenordnung auf Basis deiner eigenen Eingaben. Die genaue Ersparnis hängt von deinen Prozessen und Tools ab und wird im kostenlosen 30-Minuten-Erstgespräch konkret ermittelt. Zwei Faktoren verschieben das Ergebnis am stärksten: wie gleichförmig ein Prozess abläuft und ob die beteiligten Programme eine Schnittstelle anbieten. Deshalb rechnet das Modell mit 70 Prozent Automatisierungsgrad statt mit 100. Ein verbindliches Festpreisangebot bekommst du nach dem Erstgespräch, wenn Prozesse und Systeme bekannt sind. Für eine erste Einordnung reicht der Rechner, für eine Entscheidung die halbe Stunde Gespräch, in der wir die tatsächlichen Abläufe ansehen.

Werden meine Eingaben gespeichert?

Nein. Die Berechnung läuft vollständig in deinem Browser. Nur wenn du dir das Ergebnis per E-Mail schicken lässt, werden Name, E-Mail-Adresse und die Rechenwerte an uns übermittelt. Ohne diesen Schritt verlässt keine Eingabe dein Gerät, es gibt keine Anmeldung und keine versteckten Bedingungen. Übermittelte Daten liegen auf Servern innerhalb der EU und werden nur genutzt, um dir das Ergebnis und auf Wunsch einen Erstgesprächstermin zu schicken. Der Rechner selbst ist kostenlos nutzbar. Eine Anmeldung ist für die Nutzung nicht nötig, und es gibt kein Tracking der eingegebenen Werte, weder für Auswertungen noch für Werbung.