Custom Module: eine Lösung pro Problem, ab 249 €

Ein Custom Module startet bei 249 € einmalig. Ein Modul löst genau ein Problem: einen Workflow, ein Tool, eine Integration oder ein Stück eigene Software. Es gibt keine Pakete und keine monatliche Grundgebühr; Betreuung und Hosting sind optional. Im kostenlosen, 30-minütigen Erstgespräch finden wir den zeitintensivsten Prozess, du bekommst ein Festpreisangebot, danach bauen wir das Modul und begleiten dich nach dem Go-Live 30 bis 60 Tage. Typische Projekte für KMU liegen zwischen 249 € für einen einzelnen Workflow und rund 7.000 € für mehrere verbundene Module mit eigener Oberfläche. Eine monatliche Grundgebühr gibt es nicht, nur Toolkosten von 30 bis 100 € pro Monat für n8n-Hosting und KI-API. Nach dem Go-Live folgen 30 bis 60 Tage Begleitung, in denen Anpassungen ohne Mehrkosten möglich sind.

Einfache Workflows sind in der Regel in 1 bis 3 Werktagen live. Für ein einzelnes Meeting-Format oder eine Belegerfassung ist die technische Einrichtung oft in rund 24 Stunden erledigt und mit echten Daten getestet. Komplexere Automatisierungen und eigene Software dauern je nach Umfang mehrere Wochen. Der Ablauf ist immer gleich: kostenloses 30-minütiges Erstgespräch zur Analyse, dann Umsetzung und Integration in deine bestehende Software, dann Go-Live mit 30 bis 60 Tagen Begleitung. Bei KI-Erkennung kommt eine Einlernphase dazu: Bei der Belegerfassung vergehen erfahrungsgemäß vier bis acht Wochen, bis das System wiederkehrende Lieferanten ohne manuellen Eingriff bucht.

Alle eingesetzten Systeme und Datenbanken werden auf Servern in der EU gehostet, es findet keine Datenübermittlung in Drittländer außerhalb der EU und des EWR statt. Das gilt für die Automatisierungsplattform n8n, die Datenbanken der gebauten Software und die Ablage von Belegen und Dokumenten. Für KI-Komponenten wählen wir Anbieter, die in der EU hosten oder eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung anbieten. Vor dem produktiven Einsatz prüfen wir gemeinsam, wo Aufnahmen, Transkripte oder Belegdaten verarbeitet und gespeichert werden, damit die Verarbeitung vertraglich sauber geregelt ist.

Ja. Alle Workflows werden mit EU-gehosteten Komponenten umgesetzt, für die eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) abgeschlossen werden kann. Sensible Daten werden ausschließlich zweckgebunden verarbeitet, es findet keine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU und des EWR statt. Die Verarbeitung von Kontaktdaten bei der automatischen Vorsortierung von Anfragen stützt sich auf eine gültige Rechtsgrundlage, meist die Vertragsanbahnung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, und Interessenten werden transparent informiert. Belegdaten und Mandanteninformationen sind besonders sensibel, deshalb klären wir vor dem Start, wo sie technisch verarbeitet werden. Die digitale Archivierung von Belegen erfolgt GoBD-konform, damit sie bei einer Prüfung unveränderbar nachvollziehbar bleiben.

Die eingesetzten KI-Systeme fallen in der Regel in die Kategorie mit begrenztem Risiko. Das betrifft zum Beispiel Textvorschläge für Exposés, die Vorsortierung von Anfragen oder Meeting-Zusammenfassungen. Wo laut EU AI Act eine Kennzeichnungspflicht für KI-generierte Inhalte besteht, wird sie transparent umgesetzt. Die Entscheidung bleibt beim Menschen: Die Automatisierung übernimmt die Ausführung, nicht die Bewertung, welcher Interessent einen Termin bekommt oder welcher Beleg gebucht wird. Unklare Fälle landen in einer Prüfliste statt automatisch in der Buchhaltung, und vor der Verteilung eines KI-Protokolls ist ein kurzer Review-Schritt eingebaut.

Automatisierte Workflows werden überwacht. Bei einer Störung wirst du benachrichtigt, und der Support kümmert sich um die Behebung; kritische Prozesse laufen in der Zwischenzeit manuell weiter, damit nichts liegen bleibt. Jeder Schritt eines Workflows ist einzeln testbar, deshalb lässt sich ein Fehler meist auf einen Baustein eingrenzen, statt das ganze System anzuhalten. Nach dem Go-Live begleiten wir dich 30 bis 60 Tage und optimieren laufend. Danach sind Betreuung und Hosting optional und richten sich nach dem Umfang, ohne monatliche Grundgebühr.