KI-Automatisierung für Klagenfurter Betriebe, ab 249 € pro Modul

Nein. Die Zusammenarbeit läuft remote: Erstgespräch per Video, Umsetzung und Betreuung online. AI Workflow sitzt in Klagenfurt am Wörthersee und kennt die Kärntner Förderlandschaft, betreut aber Kunden in ganz Österreich, Deutschland und der Schweiz. Für die Umsetzung zählt, welche Systeme im Einsatz sind und wer die Zugänge freigibt, nicht die Entfernung. Wo ein Vor-Ort-Termin sinnvoll ist, etwa bei der Aufnahme komplexer Abläufe im Team, lässt er sich im Großraum Klagenfurt einrichten. Reisekosten fallen dafür nicht an. Der Kontakt läuft über support@ai-workflow.at, Antwort in der Regel innerhalb von 24 Stunden.

Ein einzelnes Modul ist meist in ein bis drei Werktagen live. Die technische Einrichtung ist der kleinere Teil: Eingangskanäle festlegen, Workflow aufsetzen, Prüfregeln definieren, Anbindung mit echten Testdaten verifizieren. Länger dauert erfahrungsgemäß das Klären der Sonderfälle, also die Frage, was passieren soll, wenn ein Beleg unleserlich ist oder eine Anfrage nicht ins Raster passt. Umfangreichere Vorhaben mit eigener Software liegen je nach Umfang bei mehreren Wochen. Nach dem Go-Live folgen 30 bis 60 Tage Begleitung, in denen sich an echten Fällen zeigt, wo noch nachgeschärft werden muss.

Automatisierte Workflows werden überwacht. Bei einer Störung wirst du benachrichtigt, der Support behebt sie, und der betroffene Prozess läuft in der Zwischenzeit manuell weiter. Das ist bewusst so gebaut: Kein Ablauf wird so verdrahtet, dass er ohne die Automatisierung stillsteht. Bei kritischen Prozessen wie der Belegübergabe an die Kanzleisoftware definieren wir vorher, welcher Zwischenstand im Fehlerfall erhalten bleibt und wo wieder aufgesetzt wird. Ein Workflow hält deshalb an einer klaren Stelle an, statt Daten halb verarbeitet zu hinterlassen. Fehler landen im Protokoll, damit sich die Ursache nachvollziehen lässt.

Alles, was jedes Mal eine individuelle fachliche Entscheidung verlangt. Eine Steuererklärung mit ungewöhnlicher Konstellation, eine Preisverhandlung, die Beurteilung eines Sonderfalls: Da bringt Automatisierung wenig und schafft im schlechten Fall eine Fehlerquelle. Sinnvoll ist sie bei gleichförmigen, häufigen Abläufen. Als grobe Richtschnur: Wenn ein Ablauf mehrmals pro Woche vorkommt und man ihn jemandem in fünf Minuten erklären könnte, ist er ein guter Kandidat. Auch Abläufe, die selten vorkommen, lohnen selten: Der Aufwand für Pflege und Sonderfälle übersteigt dann den Zeitgewinn. Im Zweifel beginnt man mit dem Prozess, der am häufigsten unterbricht.

Alle eingesetzten Systeme und Datenbanken laufen auf Servern innerhalb der EU, eine Übermittlung in Drittländer außerhalb von EU und EWR findet nicht statt. Für die eingesetzten Komponenten kann eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung abgeschlossen werden, und sensible Daten werden zweckgebunden verarbeitet. Bei Belegdaten oder Mandanteninformationen klären wir vor Projektstart, wo genau verarbeitet wird und welche Komponente was zu sehen bekommt. Dazu gehört auch, den Umfang zu begrenzen: Für eine Einordnung reichen meist wenige Felder statt des vollständigen Dokuments. Protokolle bekommen ein Löschkonzept, damit sie nicht unbegrenzt mitschreiben.