KI-Automatisierung für Klagenfurter Betriebe, ab 249 € pro Modul

Nein. Gespräche führe ich per Video, gebaut und betreut wird online. AI Workflow sitzt in Klagenfurt am Wörthersee und kennt die Kärntner Förderlandschaft, setzt Projekte aber in ganz Österreich, Deutschland und der Schweiz um. Für die Umsetzung zählen die Systeme, die bei dir im Einsatz sind, und wer die Zugänge freigibt. Wo ein Vor-Ort-Termin sinnvoll ist, etwa bei der Aufnahme komplexer Abläufe im Team, lässt er sich im Großraum Klagenfurt einrichten. Schreib mir an support@ai-workflow.at, ich antworte in der Regel innerhalb von 24 Stunden.

Ein einzelnes Modul ist in 2 bis maximal 4 Wochen live, gerechnet ab Erhalt der Zugänge. Die technische Einrichtung ist der kleinere Teil: Eingangskanäle festlegen, Workflow aufsetzen, Prüfregeln definieren, Anbindung mit echten Testdaten verifizieren. Länger dauert erfahrungsgemäß das Klären der Sonderfälle, also die Frage, was passieren soll, wenn ein Beleg unleserlich ist oder eine Anfrage nicht ins Raster passt. Für eigene Software rechnest du je nach Umfang mit mehreren Wochen. Wo noch nachgeschärft werden muss, zeigt sich nach dem Go-Live an echten Fällen. Wie die Begleitung in dieser Phase aussieht, beschreibt die Seite Angebote.

Automatisierte Workflows werden überwacht. Bei einer Störung wirst du benachrichtigt, der Support behebt sie, und der betroffene Prozess läuft in der Zwischenzeit manuell weiter. Das ist bewusst so gebaut: Kein Ablauf wird so verdrahtet, dass er ohne die Automatisierung stillsteht. Bei kritischen Prozessen wie der Belegübergabe an die Kanzleisoftware lege ich vorher fest, welcher Zwischenstand im Fehlerfall erhalten bleibt und wo der Ablauf wieder aufsetzt. Ein Workflow hält deshalb an einer klaren Stelle an, statt Daten halb verarbeitet zu hinterlassen. Fehler landen im Protokoll, damit sich die Ursache nachvollziehen lässt.

Alles, was jedes Mal eine individuelle fachliche Entscheidung verlangt. Eine Steuererklärung mit ungewöhnlicher Konstellation, eine Preisverhandlung, die Beurteilung eines Sonderfalls: Da bringt Automatisierung wenig und schafft im schlechten Fall eine Fehlerquelle. Sinnvoll ist sie bei gleichförmigen, häufigen Abläufen. Als grobe Richtschnur: Wenn ein Ablauf mehrmals pro Woche vorkommt und man ihn jemandem in fünf Minuten erklären könnte, ist er ein guter Kandidat. Auch Abläufe, die selten vorkommen, lohnen selten: Der Aufwand für Pflege und Sonderfälle übersteigt dann den Zeitgewinn. Im Zweifel beginnt man mit dem Prozess, der am häufigsten unterbricht.

Die Systeme und Datenbanken, die ich einsetze, laufen auf Servern in Europa (EU), und für die eingesetzten Komponenten kann eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung abgeschlossen werden. Hängt ein Anbieter mit Sitz außerhalb der EU mit drin, etwa eine KI-Schnittstelle, sichern das EU-U.S. Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln die Übermittlung ab. Wer das nicht will, bekommt eine Lösung nur mit europäischen Anbietern. Bei Belegdaten oder Mandanteninformationen kläre ich vor Projektstart, wo genau verarbeitet wird und welche Komponente was zu sehen bekommt. Dazu gehört auch, den Umfang zu begrenzen: Für eine Einordnung reichen meist wenige Felder statt des vollständigen Dokuments. Protokolle bekommen ein Löschkonzept, damit sie nicht unbegrenzt mitschreiben.