Exposés, Leads, Besichtigungen: Custom-Module für Maklerbüros in Österreich.

Am meisten bringt es dort, wo ein Ablauf jede Woche gleich läuft. Das sind vor allem vier: die Exposé-Erstellung aus den Objektdaten, die Vorqualifizierung eingehender Anfragen, die Terminvergabe für Besichtigungen und das Nachfassen bei Interessenten, die sich nicht mehr gemeldet haben. Dazu kommt die Pflege der Objektdaten über mehrere Portale hinweg, wenn dieselbe Immobilie auf willhaben, ImmoScout24 und der eigenen Website steht. Nicht sinnvoll ist Automatisierung bei allem, was Verhandlung erfordert: die Preisfindung mit dem Eigentümer, das Gespräch beim Notartermin, die Einschätzung einer ungewöhnlichen Immobilie.

Rechne es an deinem größten Zeitfresser durch. Ein Exposé kostet erfahrungsgemäß zwei bis vier Stunden, weil Objektdaten, Fotos, Lagebeschreibung und Energieausweis aus verschiedenen Quellen zusammengetragen werden. Automatisiert entsteht der Entwurf in Minuten, du prüfst und gibst frei. Bei vier Objekten im Monat sind das rund zehn Stunden. Dazu kommt die Anfragensichtung: Wer zwanzig Anfragen pro Woche bekommt und jede einzeln liest, verliert mehrere Stunden an Anfragen, die ohnehin nicht zum Objekt passen. Die tatsächliche Ersparnis hängt von deiner Objektzahl ab, nicht von der Bürogröße.

Ein Custom Module kostet ab 249 Euro einmalig und löst genau einen Prozess, zum Beispiel die Exposé-Erstellung oder die Vorqualifizierung von Anfragen. Es gibt keine Pakete und keine monatliche Grundgebühr. Laufende Kosten entstehen für die Automatisierungsplattform und, je nach Fall, für die eingesetzten Sprachmodelle. Diese richten sich nach dem Bearbeitungsvolumen, nicht nach der Zahl deiner Mitarbeiter. Den Festpreis für dein Vorhaben bekommst du nach dem kostenlosen Erstgespräch, auch wenn du danach nichts beauftragst. Betreuung und Hosting sind optional und werden nach Umfang berechnet.

Angebunden wird über die Schnittstelle, die dein System anbietet. Für onOffice, FlowFact und Propstack ist das der übliche Weg, ebenso für die Portale willhaben und ImmoScout24. Wo eine Software keine offene Schnittstelle hat, führt der Weg über Export und Import oder über das Postfach, in dem die Benachrichtigungen ohnehin landen. Was geht und was nicht, klären wir im Erstgespräch anhand deiner konkreten Systeme, bevor ein Angebot entsteht. Wenn du gar kein CRM einsetzt und mit Excel arbeitest, ist auch das ein tragfähiger Ausgangspunkt, oft sogar der einfachere.

Über die Angaben in der Anfrage selbst, nicht über eine Bewertung der Person. Geprüft wird, ob Finanzierungsrahmen und Objektpreis zusammenpassen, ob der gewünschte Zeitraum realistisch ist und ob die Pflichtangaben vollständig sind. Fehlt etwas Entscheidendes, geht automatisch eine Rückfrage raus, statt dass die Anfrage liegen bleibt. Die Einstufung ist ein Vorschlag, keine Absage: Jede Anfrage bleibt sichtbar und du entscheidest. In den ersten Wochen läuft das bewusst mit Freigabe, bis die Regeln zu deinem Objektportfolio passen. Danach entscheidest du, was ohne Zwischenschritt durchlaufen darf.

Alle eingesetzten Systeme und Datenbanken laufen auf Servern in der EU, eine Übermittlung in Drittländer außerhalb von EU und EWR findet nicht statt. Für die eingesetzten Komponenten kann eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung abgeschlossen werden. Vor Projektstart legen wir fest, welche Komponente welche Daten zu sehen bekommt: Für die Exposé-Erstellung braucht es die Objektdaten, aber keine Interessentenliste. Die Daten bleiben in deinen Systemen, der Workflow greift darauf zu, statt eigene Kopien anzulegen. Das ist bei Kaufinteressenten mit Finanzierungsangaben der Punkt, den du gegenüber Eigentümern belegen können musst.