ChatGPT DSGVO-konform nutzen: Tarife, Vertrag und Regeln für KMU

Zuletzt aktualisiert: 16. Oktober 2026 · von Mitja Beuthe, AI Workflow (Klagenfurt)

ChatGPT DSGVO-konform zu nutzen geht auch für kleine Betriebe in Österreich, allerdings nur mit dem passenden Tarif. Für ChatGPT Business, Enterprise und die API gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und OpenAI trainiert dort standardmäßig nicht mit deinen Eingaben. Bei Free, Go, Plus und Pro verarbeitet OpenAI deine Eingaben in eigener Verantwortung. Kunden- und Mitarbeiterdaten haben dort nichts verloren.

Hier geht es um ChatGPT als Werkzeug im Büroalltag. Wie du KI fest in Abläufe wie Posteingang oder Rechnungseingang einbaust, steht im Leitfaden zur Workflow-Automatisierung in Österreich. Welche Automatisierungswerkzeuge ihre Daten wo speichern, steht im Tool-Vergleich n8n, Make, Zapier und Power Automate.

ChatGPT DSGVO: Warum der Tarif den Unterschied macht

Die Verantwortung liegt zuerst bei dir. In ihren FAQ zu künstlicher Intelligenz schreibt die Österreichische Datenschutzbehörde, dass in der Regel die Person oder Firma verantwortlich ist, die ein KI-System einsetzt. Tippst du den Namen einer Kundin in ChatGPT, bist du für diese Verarbeitung verantwortlich. Die DSB empfiehlt deshalb, vorher zu prüfen, ob Daten beim Hersteller landen, und intern festzulegen, welche Daten in ein KI-System dürfen.

Danach kommt die Frage, in welcher Rolle OpenAI deine Daten bekommt. Bei den Tarifen für Einzelpersonen gilt die Datenschutzerklärung von OpenAI. OpenAI Ireland Ltd. ist dort selbst Verantwortlicher im Sinne der DSGVO und darf Inhalte laut dieser Erklärung auch zum Training der Modelle verwenden, solange du nicht widersprichst. Bei den Tarifen für Unternehmen arbeitet OpenAI als Auftragsverarbeiter nach deinen Weisungen, geregelt in einem Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Für Daten von Kunden und Mitarbeitern kommt aus unserer Sicht nur die zweite Variante in Frage.

ChatGPT-Tarife im Datenschutz-Vergleich

OpenAI bietet derzeit Free, Go, Plus und Pro für Einzelpersonen an, dazu Business und Enterprise für Firmen, Edu für Bildungseinrichtungen und die API für eigene Anwendungen. Die Tabelle zeigt nur, was OpenAI selbst dazu veröffentlicht (Stand September 2026).

Tarif	Training mit deinen Eingaben	Auftragsverarbeitungsvertrag	EU-Datenresidenz	Verwaltung für Firmen
Free, Go, Plus, Pro	ja, außer du schaltest „Modell für alle verbessern“ ab	nein, OpenAI ist selbst Verantwortlicher	nicht angeboten	keine, jeder hat ein Einzelkonto
Business	nein, standardmäßig ausgeschlossen	ja	laut OpenAI nur für Enterprise, Edu und API	Rollen, Zwei-Faktor-Anmeldung, SAML SSO, Freigabe von GPTs
Enterprise und Edu	nein, standardmäßig ausgeschlossen	ja	ja, Speicherung in Europa für neue Workspaces, auf Wunsch auch Verarbeitung in Europa	zusätzlich SCIM, rollenbasierte Rechte, einstellbare Aufbewahrungsdauer
API	nein, außer du stimmst ausdrücklich zu	ja	ja, für neue Projekte mit Region Europa	Projekte mit Limits, Admin-API, Audit-Logs

Die Angaben stammen von der OpenAI-Seite Business data privacy und aus dem Hilfe-Center. Bei Free und Go kommt ein Punkt dazu: Laut Datenschutzerklärung zeigt OpenAI dort Werbung an und kann sie mit deiner Einwilligung anhand früherer Chats personalisieren. Für einen Arbeitsalltag mit Kundendaten ist das ein Grund mehr, einen Business-Tarif zu nehmen.

Training, temporäre Chats, Memory: was die Einstellungen bringen

In den Tarifen für Einzelpersonen kannst du in den Einstellungen unter Datenkontrollen den Schalter „Modell für alle verbessern“ (englisch „Improve the model for everyone“) ausschalten. Neue Unterhaltungen verwendet OpenAI dann laut Hilfe-Center nicht mehr zum Training. Eine Ausnahme bleibt: Gibst du Feedback mit Daumen hoch oder runter, darf OpenAI die gesamte zugehörige Unterhaltung trotzdem zum Training nutzen.

Temporäre Chats erscheinen nicht im Verlauf, erzeugen keine Erinnerungen und fließen nicht ins Training. OpenAI löscht sie nach 30 Tagen, kann sie bis dahin aber zur Missbrauchskontrolle prüfen. Die Memory-Funktion merkt sich Details über mehrere Chats hinweg. Auch sie lässt sich abschalten.

Das hilft, ändert aber nichts an der Rolle. Auch mit abgeschaltetem Training bleibt OpenAI bei Free, Go, Plus und Pro Verantwortlicher für deine Eingaben, einen Auftragsverarbeitungsvertrag gibt es dort nicht. Wer ChatGPT im Unternehmen datenschutzkonform einsetzen will, kommt damit nicht weit, sobald Namen, Adressen oder Kundennummern im Spiel sind.

ChatGPT Auftragsverarbeitungsvertrag: so schließt du ihn ab

OpenAI nennt den Auftragsverarbeitungsvertrag Data Processing Addendum, kurz DPA. Laut Vertragstext ist er Teil des OpenAI Services Agreement, das die Nutzung der Dienste regelt, und gilt in der aktuellen Fassung seit 1. Jänner 2026. Vertragspartner für Kunden mit Sitz im Europäischen Wirtschaftsraum ist die OpenAI Ireland Ltd. Zustande kommt das DPA, wenn du zustimmst, ein Bestellformular annimmst oder die Dienste nutzt.

Unten auf derselben Seite steht zusätzlich der Link „Execute Data Processing Agreement“. Darüber schließt du das DPA ausdrücklich ab. Wir raten dazu. Leg den Vertrag danach ab: Fragt ein Kunde oder die Datenschutzbehörde, ob du ChatGPT DSGVO-konform nutzt, hast du ihn griffbereit.

Im DPA verpflichtet sich OpenAI unter anderem, Daten nur nach deinen Weisungen zu verarbeiten, Datenschutzverletzungen ohne unangemessene Verzögerung zu melden und dich bei einer Datenschutz-Folgenabschätzung zu unterstützen. Neue Unterauftragsverarbeiter kündigt OpenAI an, du kannst innerhalb von 30 Tagen widersprechen.

Daten in den USA? Standardvertragsklauseln und EU-Datenresidenz

Laut seiner europäischen Datenschutzerklärung verarbeitet OpenAI Daten auch auf Servern in den USA. Als Grundlage für solche Übermittlungen nennt OpenAI Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission und für andere Länder die von ihr genehmigten Standardvertragsklauseln. Das EU-U.S. Data Privacy Framework kommt in der Erklärung nicht vor. Ob ein US-Anbieter dort zertifiziert ist, prüfst du in der offiziellen Liste auf dataprivacyframework.gov. Auch das DPA für Firmenkunden enthält Standardvertragsklauseln.

Wer Inhalte in Europa speichern will, braucht einen Tarif mit Datenresidenz. Seit Februar 2025 geht das für neue Workspaces von ChatGPT Enterprise und Edu, betroffen sind etwa Prompts, hochgeladene Dateien und Unterhaltungen. Seit Jänner 2026 können berechtigte Kunden auch die Verarbeitung durch die Modelle nach Europa legen. Bei der API legst du ein neues Projekt mit der Region Europa an. Dessen Anfragen bearbeitet OpenAI laut Ankündigung in der Region und speichert sie nicht. Für ChatGPT Business nennt OpenAI keine Datenresidenz.

Was Behörden bisher zu ChatGPT gesagt haben

Die italienische Datenschutzbehörde Garante hat OpenAI Ende 2024 eine Strafe von 15 Millionen Euro auferlegt (Bescheid vom 2. November 2024). Vorgeworfen hat sie unter anderem eine fehlende Rechtsgrundlage für das Training, mangelnde Transparenz, eine fehlende Altersprüfung und eine nicht gemeldete Datenpanne vom März 2023. Das Gericht in Rom (Tribunale di Roma) hat den Bescheid am 18. März 2026 aufgehoben. Der Grund war die Zuständigkeit: Seit die irische Datenschutzbehörde DPC im Februar 2024 die Niederlassung OpenAI Ireland anerkannt hat, ist sie für OpenAI in der EU federführend. Über die Vorwürfe selbst hat das Gericht nicht entschieden.

In Österreich hat die Datenschutzorganisation noyb im April 2024 bei der Datenschutzbehörde Beschwerde gegen OpenAI eingelegt. ChatGPT hatte wiederholt ein falsches Geburtsdatum des Beschwerdeführers ausgegeben, OpenAI lehnte Berichtigung und Löschung ab.

Für deinen Betrieb heißt das: Die großen Fragen zum Training klären Behörden und Gerichte mit OpenAI. Deine Baustelle ist der eigene Umgang. Die DSB warnt in ihren FAQ auch davor, über fremde KI-Systeme Geschäftsgeheimnisse preiszugeben.

Was nicht in ChatGPT gehört

Auch wer ChatGPT DSGVO-konform mit Business-Tarif und DPA nutzt, lässt weg, was ChatGPT für die Aufgabe nicht braucht. Bei Free, Go, Plus und Pro gehören personenbezogene Daten von Kunden und Mitarbeitern gar nicht hinein. Ein paar Beispiele aus dem Alltag:

• Gesundheitsdaten wie Krankmeldungen, Diagnosen oder Therapieberichte. Sie zählen nach Art. 9 DSGVO zu den besonderen Kategorien, deren Verarbeitung grundsätzlich untersagt ist, außer eine der dort genannten Ausnahmen greift. Das betrifft auch die Physiotherapiepraxis, die schnell einen Befund umformulieren lassen will.
• Mandantendaten in der Steuerkanzlei. Berufsberechtigte sind nach § 80 WTBG 2017 zur Verschwiegenheit über die ihnen anvertrauten Angelegenheiten verpflichtet, auch über persönliche Umstände und Geschäftsgeheimnisse. Lohnkonten, Bilanzen oder Bescheide mit Namen haben in einem Chatfenster nichts verloren. Wie Kanzleien KI trotzdem sinnvoll einsetzen, zeigt die Seite KI-Automatisierung für Steuerberater.
• Unterlagen im Maklerbüro wie Ausweiskopien, Kaufanbote mit Namen oder Finanzierungsbestätigungen. Für einen Exposétext braucht ChatGPT die Daten der Immobilie, nicht die der Eigentümer. Was sich im Maklerbüro stattdessen automatisieren lässt, steht unter KI-Automatisierung für Immobilienmakler.
• Kundenlisten im Handwerksbetrieb. Die exportierte Liste mit Adressen und Telefonnummern braucht es nicht, damit ChatGPT eine Vorlage für die Terminerinnerung schreibt. Die klappt genauso mit Platzhaltern wie [Name] und [Adresse].
• Personalunterlagen wie Bewerbungen, Dienstzeugnisse oder Gehaltslisten.
• Zugangsdaten und Geschäftsgeheimnisse: Passwörter, API-Schlüssel, Kalkulationen, Sonderpreise für Großkunden.

Ersetzt du im Text „Maria Huber“ durch „Kundin A“, ist das meistens nur eine Pseudonymisierung. Laut Erwägungsgrund 26 der DSGVO bleiben solche Daten personenbezogen, wenn sich die Person mit zusätzlichen Informationen wieder zuordnen lässt. Dafür kann schon reichen, dass im Text noch Adresse, Geburtsdatum oder ein ungewöhnlicher Sachverhalt steht. Erst wenn niemand die Person mehr erkennen kann, sind die Daten anonym und die DSGVO gilt nicht mehr. Für die Praxis heißt das: Namen raus, erkennbare Details raus, und im Zweifel den Text gar nicht eingeben.

EU AI Act: Die Schulungspflicht gilt auch für ChatGPT

Wer ChatGPT DSGVO-konform eingeführt hat, ist noch nicht ganz fertig. Seit 2. Februar 2025 gilt Art. 4 der KI-Verordnung zur KI-Kompetenz. Er richtet sich an Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, und Betreiber ist auch ein Betrieb, der seinem Team ChatGPT zur Verfügung stellt. Mit dem Digital-Omnibus zu KI wurde der Artikel am 27. Juli 2026 geändert. Seither musst du Maßnahmen ergreifen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz deines Personals zu unterstützen. Ein bestimmtes Niveau musst du nicht garantieren.

Die KI-Servicestelle der RTR wird dabei konkret: Dürfen alle im Betrieb Chatbots wie ChatGPT nutzen, braucht es wiederkehrende Schulungen für die ganze Belegschaft, Neueintritte eingeschlossen. Eine eigene Verwaltungsstrafe für Art. 4 sieht der AI Act nicht vor. Die RTR weist aber darauf hin, dass fehlende Schulungen dem Unternehmer nach § 1313a ABGB zugerechnet werden können, wenn dadurch ein Schaden entsteht. Eine Vorlage für eine interne KI-Richtlinie stellt laut RTR die WKO unter wko.at/ki bereit.

Alternativen mit EU-Fokus

Welche Variante passt, hängt davon ab, womit dein Betrieb schon arbeitet und welche Daten die KI sehen soll.

Microsoft Copilot im Microsoft-365-Konto

Arbeitest du ohnehin mit Microsoft 365, liegt Copilot nahe. Microsoft 365 Copilot heißt inzwischen Microsoft Copilot. Laut Microsoft hält er die bestehenden Datenschutzzusagen für Geschäftskunden ein, einschließlich DSGVO und EU-Datengrenze (EU Data Boundary). Prompts, Antworten und Daten aus Microsoft Graph, also etwa E-Mails, Chats und Dokumente, verwendet Microsoft nicht zum Training der zugrunde liegenden Sprachmodelle.

Mistral AI aus Frankreich

Mistral AI hat seinen Sitz in Paris. Laut Hilfe-Center liegen die Daten standardmäßig in der EU, einzelne Funktionen können Daten aber vorübergehend an Unterauftragsverarbeiter außerhalb der EU übermitteln. In den Bezahltarifen Pro, Team und Enterprise fließen Unterhaltungen laut Dokumentation standardmäßig nicht ins Training. Im kostenlosen Modus schon, bis du widersprichst.

KI im eigenen Workflow statt im Chatfenster

Ein KI-Modell kann auch im Hintergrund arbeiten, etwa in einem Workflow, der eingehende Anfragen vorsortiert oder Unterlagen ausliest. Das Modell bekommt dann nur die Felder, die es für die Aufgabe braucht, und niemand kopiert ganze Mails in ein Chatfenster. Dafür kommen zum Beispiel die OpenAI-API mit EU-Datenresidenz, Modelle von Mistral oder andere in Europa gehostete Modelle in Frage.

So bauen wir das bei AI Workflow: Unsere Workflows laufen mit n8n und KI-Modellen auf Servern in Europa (EU). Bevor ein Projekt startet, dokumentieren wir den Datenweg, also welche Daten wohin gehen, welcher Anbieter sie verarbeitet und auf welcher vertraglichen Grundlage. Wenn du wissen willst, wie so ein Ablauf für deinen Betrieb aussieht, schau ihn dir mit uns im kostenlosen Erstgespräch an.

ChatGPT DSGVO-konform einführen in 7 Schritten

Die Reihenfolge ist bewusst gewählt: Ohne Bestandsaufnahme weißt du nicht, welche Regeln du brauchst, und ohne Regeln keine Schulung.

Schritt 1: Nachfragen, wer schon welche KI nutzt

Frag im Team nach, wer ChatGPT oder andere KI-Werkzeuge schon verwendet und mit welchem Konto. Gut möglich, dass private Free-Konten laufen, in die längst Kundenmails kopiert wurden. Die RTR nennt diese Erhebung als ersten Schritt.

Schritt 2: Anwendungsfälle und Datenstufen festlegen

Schreib auf, wofür ChatGPT genutzt werden soll, und teil die Daten in drei Stufen. Frei: öffentliche Informationen und eigene Texte ohne Personenbezug. Nur im Business-Workspace: interne Unterlagen und Kundendaten in dem Umfang, den die Aufgabe braucht. Nie: Gesundheitsdaten, Berufsgeheimnisse, Zugangsdaten.

Schritt 3: Den passenden Tarif wählen

Für die mittlere Stufe brauchst du mindestens ChatGPT Business, in manchen Hilfeartikeln von OpenAI noch Team genannt. Sollen Inhalte in Europa gespeichert werden, kommen nur Enterprise, Edu oder die API in Frage. Private Konten für Firmendaten schließt du in der Richtlinie aus.

Schritt 4: DPA abschließen und dokumentieren

Das DPA ist die Grundlage für jeden ChatGPT DSGVO-konformen Einsatz mit Kundendaten. Schließ es über die Seite von OpenAI ab, trag OpenAI samt aktueller Liste der Unterauftragsverarbeiter ins Verarbeitungsverzeichnis ein und prüf, ob du eine Datenschutz-Folgenabschätzung brauchst. Die DSB nennt als Beispiel dafür unter anderem die umfangreiche Verarbeitung besonderer Kategorien wie Gesundheitsdaten. Bei der Einschätzung helfen ein Datenschutzjurist oder die Wirtschaftskammer.

Schritt 5: Den Workspace einstellen

Im Business-Tarif vergibst du Rollen, aktivierst die Zwei-Faktor-Anmeldung und legst fest, welche GPTs von Drittanbietern erlaubt sind. Nutzt ihr ohnehin Firmenkonten bei Microsoft oder Google, bietet sich die Anmeldung per SAML SSO an. Ob die Memory-Funktion genutzt werden darf, regelst du in der Richtlinie.

Schritt 6: KI-Richtlinie schreiben und schulen

Eine Richtlinie für einen kleinen Betrieb passt auf zwei Seiten: erlaubte Werkzeuge, die drei Datenstufen, wer Fragen beantwortet und was bei einem Fehler passiert. Dazu kommt eine kurze Schulung für alle, die ChatGPT nutzen. Halte fest, wer wann teilgenommen hat und was Inhalt war, damit du deine Maßnahmen nach Art. 4 AI Act belegen kannst.

Schritt 7: Nach drei Monaten nachschauen

Schau nach drei Monaten, wofür ChatGPT tatsächlich genutzt wird, ob die Datenstufen passen und ob neue Leute eingeschult wurden. OpenAI passt seine Bedingungen immer wieder an: die europäische Datenschutzerklärung zuletzt am 24. August 2026, das DPA mit Wirkung 1. Jänner 2026.

Fazit: ChatGPT DSGVO-konform nutzen heißt Tarif, Vertrag und Regeln

Ob ChatGPT in deinem Betrieb datenschutzkonform läuft, hast du zu einem guten Teil selbst in der Hand. Mit Business, Enterprise oder der API, einem abgeschlossenen DPA, klaren Datenstufen und einer Schulung für dein Team hast du die wichtigsten Punkte erledigt. Free, Go, Plus und Pro bleiben für Recherche und Texte ohne Personenbezug. Gesundheitsdaten und Berufsgeheimnisse gehören in keinen Chat, egal mit welchem Tarif.

Wenn du KI lieber in einen festen Ablauf einbauen willst, bei dem die Daten auf einem Server in Europa (EU) bleiben, schau dir an, was ein Modul umfasst: Angebote von AI Workflow. Ein Modul gibt es ab 249 €, laufende Kosten für Betreuung und Hosting je nach Umfang.

Häufige Fragen zu ChatGPT und DSGVO

Ist ChatGPT DSGVO-konform?

Das hängt vom Tarif und von den Daten ab. Mit ChatGPT Business, Enterprise, Edu oder der API arbeitet OpenAI als Auftragsverarbeiter, es gibt einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und Eingaben fließen standardmäßig nicht ins Training. Bei Free, Go, Plus und Pro ist OpenAI selbst Verantwortlicher und darf Inhalte zum Training nutzen, solange du nicht widersprichst. Für einen ChatGPT DSGVO-konformen Einsatz brauchst du daher einen Business-Tarif, ein abgeschlossenes DPA und interne Regeln für die Dateneingabe.

Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag für ChatGPT?

Ja, für ChatGPT Business, Enterprise, Edu und die API. OpenAI nennt ihn Data Processing Addendum, kurz DPA. Vertragspartner für Unternehmen im Europäischen Wirtschaftsraum ist die OpenAI Ireland Ltd. Das DPA ist Teil des OpenAI Services Agreement. Über den Link „Execute Data Processing Agreement“ auf der DPA-Seite von OpenAI kannst du es zusätzlich ausdrücklich abschließen. Für Free, Go, Plus und Pro gibt es keinen Auftragsverarbeitungsvertrag, dort gilt die Datenschutzerklärung von OpenAI.

Darf ich Kundendaten in ChatGPT eingeben?

Für einen ChatGPT DSGVO-konformen Umgang gilt: In Free, Go, Plus und Pro solltest du das nicht tun, weil es dort keinen Auftragsverarbeitungsvertrag gibt. Im Business-Tarif mit abgeschlossenem DPA ist das grundsätzlich möglich, wenn du eine Rechtsgrundlage hast und nur so viele Daten eingibst, wie die Aufgabe braucht. Gesundheitsdaten und alles, was unter eine berufliche Verschwiegenheit fällt, etwa Mandantendaten nach § 80 WTBG, lässt du ganz weg.

Trainiert OpenAI mit meinen Eingaben in ChatGPT?

In den Tarifen für Einzelpersonen kann OpenAI Unterhaltungen zum Training verwenden, außer du schaltest in den Datenkontrollen „Modell für alle verbessern“ ab. Temporäre Chats fließen nicht ins Training und werden nach 30 Tagen gelöscht. Gibst du Feedback per Daumen hoch oder runter, kann die ganze Unterhaltung trotz Opt-out ins Training gehen. Bei ChatGPT Business, Enterprise und der API trainiert OpenAI standardmäßig nicht mit Ein- oder Ausgaben.

Muss ich mein Team für ChatGPT schulen?

Ja. Nach Art. 4 der EU-KI-Verordnung müssen Betriebe, die KI-Systeme einsetzen, seit 2. Februar 2025 Maßnahmen zur KI-Kompetenz ihres Personals ergreifen. Seit der Änderung durch den Digital-Omnibus im Juli 2026 heißt das, die Entwicklung der KI-Kompetenz zu unterstützen, ohne ein bestimmtes Niveau zu garantieren. Laut RTR braucht es wiederkehrende Schulungen für alle, wenn die ganze Belegschaft ChatGPT nutzen darf, auch für Neueintritte. Dokumentiere Inhalt, Datum und Teilnehmende.

Was kostet eine datenschutzfreundliche KI-Lösung bei AI Workflow?

Bei AI Workflow in Klagenfurt kostet ein Custom Module ab 249 €, laufende Kosten für Betreuung und Hosting richten sich nach dem Umfang. Ein Modul löst ein konkretes Problem, zum Beispiel das Vorsortieren von Kundenanfragen mit einem KI-Modell, das nur die nötigen Daten bekommt. Der Workflow läuft auf einem Server in Europa (EU), den Datenweg dokumentieren wir vor Projektstart. Betreuung und Hosting kannst du optional dazunehmen.

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Wie dieser Artikel entstanden ist: Recherche und Entwurf liefen mit KI-Unterstützung, die Angaben zu Tarifen, Verträgen und Rechtslage haben wir gegen die Originalseiten von OpenAI, der Datenschutzbehörde und der RTR geprüft (Stand September 2026). Der Artikel ist keine Rechtsberatung. Für deinen Einzelfall frag einen Datenschutzjuristen oder die Wirtschaftskammer.

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