n8n, Make, Zapier und Power Automate im Vergleich: Preise, Datenschutz und Aufwand 2026

Zuletzt aktualisiert: 16. Oktober 2026 · von Mitja Beuthe, AI Workflow (Klagenfurt)

Dieser Beitrag vergleicht vier Werkzeuge für Workflow-Automatisierung nach Preis, Datenschutz und Aufwand. Wie du Workflow-Automatisierung in einem Betrieb in Österreich aufsetzt, steht im Leitfaden.

Welche Workflow-Automatisierung Software passt für KMU in Österreich?

Für kleine und mittlere Betriebe in Österreich kommen vor allem vier Werkzeuge in Frage: n8n, Make, Zapier und Microsoft Power Automate. Welche Workflow-Automatisierung Software passt, hängt davon ab, wie viele Schritte deine Abläufe haben, wo deine Daten liegen sollen und welche Programme du schon nutzt. Mit Microsoft 365 im Haus ist Power Automate naheliegend. Sollen Daten sicher in der EU bleiben, kannst du n8n auf einem eigenen EU-Server betreiben. AI Workflow aus Klagenfurt baut solche Abläufe mit n8n.

Was leistet Workflow-Automatisierung Software?

Eine Workflow-Automatisierung Software verbindet Programme, die sonst nichts voneinander wissen. Ein Auslöser startet den Ablauf, etwa ein ausgefülltes Formular, eine neue E-Mail oder eine fixe Uhrzeit. Danach folgen Aktionen: eine Zeile in Excel anlegen, eine Rechnung ablegen, eine Nachricht an das Team schicken. Zusammengebaut wird das in einem visuellen Editor, für einfache Abläufe brauchst du keine Programmierkenntnisse. Wenn du nach einer Software für Workflow-Management suchst, ist genau das der Kern: Wiederkehrende Arbeit läuft ab, ohne dass jemand Daten abtippt.

Typische Abläufe in kleinen Betrieben sind das Sortieren von Anfragen im Postfach, das Erfassen von Eingangsrechnungen, Terminbestätigungen und das Übertragen von Formulardaten. Mehr Hintergrund liefert der Leitfaden zur Workflow-Automatisierung in Österreich. Dort steht auch, wie du beim Automatisieren von Geschäftsprozessen vorgehst.

Laut Statistik Austria nutzen 30 % der österreichischen Unternehmen ab 10 Beschäftigten KI-Technologien, EU-weit sind es 20 %. Von den Unternehmen, die KI noch nicht nutzen, den Einsatz aber erwägen, nennen jeweils 11 % Datenschutzbedenken und rechtliche Unklarheiten als Grund. Bei der Wahl des Werkzeugs zählt darum auch, in welchem Land deine Daten verarbeitet werden.

Workflow-Automatisierung Software im Vergleich: die vier Tools im Überblick

Die Tabelle fasst die Preisseiten und Dokumentationen der Anbieter zusammen (Stand September 2026). Preise stehen in der Währung, in der der Anbieter sie angibt. Die Einschätzung in der letzten Spalte stammt von uns.

Tool	Preismodell	Einstiegspreis	Gratis-Plan	Self-Hosting	EU-Datenhaltung	Stärken	Passt für
n8n	pro Ausführung eines ganzen Workflows, egal wie viele Schritte	Cloud Starter: 20 € pro Monat bei jährlicher Zahlung, 2.500 Ausführungen	Community Edition selbst gehostet kostenlos; Cloud-Test mit 1.000 Ausführungen	ja (Community Edition, Business-Plan)	Cloud auf Servern in Frankfurt; selbst gehostet am eigenen Server	Code-Schritte in JavaScript und Python, unbegrenzte Nutzer und Workflows	längere Abläufe, sensible Daten
Make	pro Credit, jede Modul-Aktion zählt	Core: 9 USD pro Monat bei jährlicher Zahlung (10,59 USD monatlich), 10.000 Credits	1.000 Credits pro Monat, 2 aktive Szenarien	nein	Rechenzentrum EU oder USA beim Anlegen der Organisation wählbar	visueller Editor, über 3.000 Apps, Router und Filter	günstiger Einstieg, kurze bis mittlere Abläufe
Zapier	pro Task, jede erfolgreiche Aktion zählt, Auslöser nicht	Professional: 19,99 USD pro Monat bei jährlicher Zahlung (29,99 USD monatlich), 750 Tasks	100 Tasks pro Monat, nur Zaps mit zwei Schritten	nein	Verarbeitung laut Data Processing Addendum in den USA	über 9.000 App-Anbindungen	einfache Abläufe mit vielen Web-Apps
Power Automate	pro Nutzer oder pro Bot	Premium: 15 USD pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung	Standard-Connectors in vielen Microsoft-365-Lizenzen enthalten	nein (Desktop-Flows laufen auf eigenen Windows-Rechnern)	Makroregion EU und EFTA wählbar	Microsoft 365, Desktop-Automatisierung (RPA)	Betriebe, die auf Microsoft setzen

n8n: Abrechnung pro Ausführung, auch selbst gehostet

n8n rechnet nach Ausführungen ab. Laut n8n-Preisseite ist eine Ausführung ein kompletter Lauf eines Workflows, unabhängig davon, wie viele Schritte er hat oder wie viele Daten er verarbeitet. Ein Ablauf mit zwölf Schritten kostet also gleich viel wie einer mit zwei. In der Cloud kostet der Starter-Plan 20 € pro Monat bei jährlicher Zahlung und enthält 2.500 Ausführungen. Der Pro-Plan liegt bei 50 € pro Monat bei jährlicher Zahlung für 10.000 Ausführungen (Stand September 2026).

Die Cloud-Version speichert Daten laut n8n in der EU, auf Servern in Frankfurt. Alternativ betreibst du die kostenlose Community Edition auf einem eigenen Server. Wer Single Sign-on, Versionskontrolle mit Git oder getrennte Umgebungen für Test und Betrieb braucht, landet beim Business-Plan: 667 € pro Monat bei jährlicher Zahlung, 40.000 Ausführungen, auch selbst gehostet nutzbar.

Was die Sustainable Use License erlaubt

n8n steht unter der Sustainable Use License, einer Fair-Code-Lizenz. Du darfst n8n für interne Geschäftszwecke nutzen, verändern und auf einem firmeneigenen Server betreiben. Nicht erlaubt ist, n8n zu hosten und anderen Geld für den Zugang zu verlangen oder es unter eigenem Namen an Kunden zu verkaufen. Beratung und das Bauen von Workflows für Kunden erlaubt die Lizenz ausdrücklich. Daten, die dein Unternehmen selbst verwaltet, zwischen eigenen Programmen zu synchronisieren, ist laut n8n ebenfalls erlaubt.

Selbst hosten heißt allerdings auch selbst warten. Updates, Backups und die Absicherung des Servers liegen bei dir oder bei jemandem, den du damit beauftragst. Die Code-Schritte machen n8n flexibel, für komplexere Abläufe brauchst du aber etwas technisches Verständnis.

Make: visueller Baukasten mit Credits

Make rechnet in Credits ab. Laut Make-Preisseite zählt jede Modul-Aktion in einem Szenario als ein Credit, zum Beispiel das Anlegen einer Zeile in Google Sheets oder das Abrufen von Daten aus Gmail. Der kostenlose Plan bietet 1.000 Credits pro Monat, zwei aktive Szenarien und ein Mindestintervall von 15 Minuten zwischen zwei Läufen.

Der Core-Plan kostet 9 US-Dollar pro Monat bei jährlicher Zahlung und 10,59 US-Dollar bei monatlicher Zahlung, jeweils für 10.000 Credits (Stand September 2026). Pro liegt bei 16 bzw. 18,82 US-Dollar, Teams bei 29 bzw. 34,12 US-Dollar. Die Credit-Menge ist in diesen drei Plänen gleich. Die teureren Pläne bringen Funktionen wie priorisierte Ausführung, eigene Variablen oder Teamrollen.

Beim Anlegen einer Organisation wählst du laut Make-Hilfe, ob ein Rechenzentrum in der EU oder in den USA deine Daten speichert und verarbeitet. Diese Wahl lässt sich später nicht ändern, achte also schon beim Einrichten darauf. Make bindet über 3.000 Apps an. Weil jeder Schritt zählt, steigt der Verbrauch bei langen Abläufen mit vielen Läufen schnell an.

Zapier: große App-Auswahl, Abrechnung pro Task

Zapier verbindet laut Zapier-Preisseite über 9.000 Apps. Abgerechnet wird pro Task: Jede erfolgreich ausgeführte Aktion zählt als ein Task. Auslöser zählen nicht, ebenso wenig die eingebauten Werkzeuge wie Filter, Formatter oder Paths. Fehlgeschlagene Aktionen verrechnet Zapier ebenfalls nicht.

Der Gratis-Plan umfasst 100 Tasks pro Monat und erlaubt nur Zaps mit zwei Schritten, also einem Auslöser und einer Aktion. Der Professional-Plan startet bei 19,99 US-Dollar pro Monat bei jährlicher Zahlung und 29,99 US-Dollar bei monatlicher Zahlung, jeweils für 750 Tasks (Stand September 2026). Neue Konten können Professional laut Zapier 14 Tage ohne Kreditkarte testen.

Beim Datenschutz lohnt ein Blick in die Datenschutz-Unterlagen von Zapier. Im Data Processing Addendum steht, dass personenbezogene Daten in den USA verarbeitet werden können und Zapier für europäische Daten das EU-US Data Privacy Framework nutzt. Die Liste der Unterauftragsverarbeiter nennt für AWS den Standort USA. Schickst du Kunden- oder Mandantendaten durch Zapier, gehört das in deine Datenschutzdokumentation.

Microsoft Power Automate: naheliegend mit Microsoft 365

Viele Microsoft-365-Lizenzen enthalten bereits Rechte für Power Automate, laut Microsoft-Lizenz-FAQ etwa Business Basic, Business Standard und Business Premium. Damit baust du automatisierte, zeitgesteuerte und per Knopfdruck gestartete Flows mit Standard-Connectors. Premium-Connectors, eigene Connectors und Desktop-Automatisierung (RPA) sind nicht enthalten. Pro Nutzer gilt ein Limit von 6.000 Aktionen am Tag.

Power Automate Premium kostet laut Microsoft-Preisseite 15 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung. Enthalten sind Premium-Connectors, Desktop-Flows im beaufsichtigten Modus und Process Mining. Für unbeaufsichtigte Bots gibt es Power Automate Process um 150 US-Dollar pro Bot und Monat (Stand September 2026). Microsoft weist darauf hin, dass der tatsächliche Preis je nach Land und Währung abweichen kann.

Deine Daten liegen in der Region der Power-Platform-Umgebung. Wählst du die Makroregion EU und EFTA, liegen sie laut Microsoft in EU- und EFTA-Staaten innerhalb der EU Data Boundary. Weil Premium pro Nutzer lizenziert wird, steigen die Kosten mit jeder Person, die Flows mit Premium-Funktionen bauen oder nutzen soll.

Kosten im Vergleich: ein Rechenbeispiel

Angenommen, dein Betrieb bekommt 150 Anmeldungen pro Monat über ein Webformular. Jede Anmeldung löst vier Aktionen aus: Zeile in Excel anlegen, Bestätigungsmail senden, Kontakt im CRM speichern, Team benachrichtigen. So sieht die Rechnung mit den Listenpreisen aus (Stand September 2026):

• n8n: 150 Ausführungen im Monat. Der Starter-Plan mit 2.500 Ausführungen reicht, das sind 20 € pro Monat bei jährlicher Zahlung. Selbst gehostet fällt keine Lizenzgebühr an, dafür Server und Wartung.
• Make: Vier Aktionen plus Auslöser ergeben rund 600 bis 750 Credits. Das passt in den Gratis-Plan mit 1.000 Credits, solange dir zwei aktive Szenarien reichen. Sonst kostet Core 9 US-Dollar pro Monat bei jährlicher Zahlung.
• Zapier: 150 mal vier ergibt 600 Tasks, der Auslöser zählt nicht. Der Gratis-Plan fällt weg, weil er nur zwei Schritte erlaubt. Professional mit 750 Tasks um 19,99 US-Dollar pro Monat bei jährlicher Zahlung reicht.
• Power Automate: Kommen alle Schritte mit Standard-Connectors aus und hast du eine passende Microsoft-365-Lizenz, entstehen keine Zusatzkosten. Braucht ein Schritt einen Premium-Connector, sind es 15 US-Dollar pro Nutzer und Monat.

Der Unterschied zeigt sich beim Wachstum. Steigt die Zahl auf 1.000 Anmeldungen, bleibt n8n im Starter-Plan, weil nur Ausführungen zählen. Bei Zapier werden daraus 4.000 Tasks, die Stufe mit 750 Tasks reicht nicht mehr. Bei Make sind es rund 4.000 bis 5.000 Credits, die im Core-Plan mit 10.000 Credits noch Platz haben. Je mehr Schritte ein Ablauf hat, desto stärker wirkt sich das Abrechnungsmodell der Workflow-Automatisierung Software auf die Rechnung aus.

Was ein Ablauf insgesamt kostet, mit Einrichtung, Tool-Abo, KI-Abrufen und Wartung, rechnet der Beitrag Was kostet Workflow-Automatisierung? in vier Budgetstufen durch.

Was mit einem Budget bis 500 Euro im Monat realistisch ist, inklusive KI-Abrufen und Betreuung, steht unter Prozessautomatisierung bis 500 € im Monat.

DSGVO und Hosting in der EU

Sobald personenbezogene Daten durch eine Workflow-Automatisierung Software in der Cloud laufen, verarbeitet der Anbieter sie in deinem Auftrag. Für jedes dieser Tools brauchst du deshalb einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Das gilt für n8n Cloud genauso wie für Make, Zapier und Power Automate. Prüfe außerdem, in welchem Land die Daten gespeichert und verarbeitet werden, und halte das in deiner Datenschutzdokumentation fest.

Die Optionen im Überblick: n8n Cloud speichert in Frankfurt. Bei Make wählst du beim Anlegen der Organisation die EU. Power Automate bietet die Makroregion EU und EFTA. Zapier verarbeitet Daten laut Data Processing Addendum in den USA. Die meiste Kontrolle hast du mit selbst gehostetem n8n auf einem Server in der EU. Die Daten verlassen die EU dann nicht, sofern du keine Dienste außerhalb der EU anbindest, und du entscheidest selbst über Backups und Zugriffe.

Für Kanzleien mit Mandantendaten oder Makler mit Kundendaten ist das eine praktische Frage, die du vor dem ersten Workflow klären solltest. Beispiele aus diesen Branchen findest du auf den Seiten KI-Automatisierung für Steuerberater und KI-Automatisierung für Immobilienmakler. Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung, im Zweifel hilft dein Datenschutzberater.

Welche Software passt zu welchem Betrieb?

• Du arbeitest mit Outlook, Excel und SharePoint in Microsoft 365: Starte mit Power Automate, die Lizenz für Standard-Connectors hast du dann oft schon.
• Du willst ein paar einfache Abläufe zwischen gängigen Web-Apps verbinden und wenig einrichten: Zapier oder Make. Zapier bindet mehr Apps an, Make ist im Einstieg günstiger.
• Deine Abläufe haben viele Schritte, laufen oft oder verarbeiten sensible Daten: n8n, am besten selbst gehostet in der EU.
• Du brauchst eine eigene Oberfläche für Mitarbeitende oder Kunden: Hier stoßen alle vier Baukästen an Grenzen, eine eigene Web-App ist dann oft die bessere Lösung.

Ein Programm für Workflow-Management löst allein noch kein Problem. Wichtiger ist, welchen Ablauf du zuerst angehst. Such dir einen, der oft vorkommt, klaren Regeln folgt und heute spürbar Zeit kostet. Wie das bei Belegen aussieht, zeigt der Beitrag Rechnungen automatisieren. Für E-Mails lies Posteingang automatisieren.

Geht es um Dokumente, also Auslesen, Ablegen und Erzeugen aus Vorlagen, vergleicht der Beitrag Dokumentenprozesse automatisieren Archivsysteme, KI-Dienste und Signaturdienste samt Preisen.

Selbst bauen oder bauen lassen?

Einfache Abläufe kannst du mit jeder dieser Workflow-Automatisierung Software selbst bauen. Aufwendig wird es bei Fehlerbehandlung, Sonderfällen und Wartung. Was passiert, wenn eine Schnittstelle nicht antwortet oder ein Pflichtfeld leer bleibt? Wer sich darum nicht selbst kümmern will, lässt den Ablauf bauen.

Beispiele aus den Referenzen von AI Workflow: Bei HitsForKids ersetzt ein Anmeldeformular mit automatischer Excel-Synchronisation laut Veranstalter 1 bis 3 Stunden abendliches Abtippen pro Anmelderunde. Happy Property ersetzt mit einer eigenen Web-App sechs Einzeltools, die laufenden Kosten sanken von rund 200 auf unter 30 € im Monat. Bei Treuhand-Control entstehen Honorarnoten automatisch. Wie viel Zeit ein Modul spart, hängt vom Ablauf ab; im ROI-Rechner rechnest du es mit deinen eigenen Zahlen nach.

Wer setzt das in Österreich um, und was kostet es?

AI Workflow (Mitja Beuthe, Klagenfurt am Wörthersee) baut solche Abläufe mit n8n und eigene Software. Ein Modul löst einen Prozess. Du zahlst ab 249 € pro Modul, plus laufende Kosten für Betreuung und Hosting je nach Umfang. Typische Projekte für KMU liegen zwischen 249 € (ein Workflow) und rund 7.000 € (mehrere verbundene Module mit eigener Oberfläche). Dazu kommen Toolkosten von 30 bis 100 € pro Monat für n8n-Hosting und KI-API. AI Workflow nutzt Server in Europa (EU), mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Details stehen unter Angebote und Preise.

Fazit: So findest du die passende Workflow-Automatisierung Software

Einen klaren Sieger gibt es nicht. Power Automate liegt nahe, wenn du Microsoft 365 nutzt und mit Standard-Connectors auskommst. Zapier bindet die meisten Apps an, rechnet aber jede Aktion ab und verarbeitet Daten in den USA. Make ist günstig im Einstieg und bietet ein EU-Rechenzentrum. n8n rechnet pro Ausführung ab und lässt sich selbst hosten, das zahlt sich bei vielen Schritten und sensiblen Daten aus.

Fang mit einem einzigen Ablauf an, miss die Zeit davor und danach und entscheide dann über den nächsten. Welcher Ablauf in deinem Betrieb am meisten bringt und welches Tool dazu passt, klärst du in einem kostenlosen Erstgespräch.

Häufige Fragen

Welche Workflow-Automatisierung Software ist für kleine Betriebe am günstigsten?

Das hängt vom Ablauf ab. Hast du Microsoft 365 Business, nutzt du Power Automate mit Standard-Connectors ohne Zusatzkosten. Make bietet gratis 1.000 Credits pro Monat, Zapier gratis 100 Tasks bei nur zwei Schritten pro Zap. Die Community Edition von n8n ist selbst gehostet kostenlos, du zahlst nur Server und Wartung. Bei Abläufen mit vielen Schritten fällt das Modell von n8n am wenigsten ins Gewicht, weil pro Ausführung abgerechnet wird (Stand September 2026).

Ist n8n kostenlos?

Die Community Edition von n8n ist kostenlos und läuft auf deinem eigenen Server. Sie steht unter der Sustainable Use License, die die Nutzung für interne Geschäftszwecke erlaubt. Nicht erlaubt ist, n8n zu hosten und anderen Geld für den Zugang zu verlangen. Die Cloud-Version kostet ab 20 € pro Monat bei jährlicher Zahlung für 2.500 Ausführungen (Stand September 2026). Zum Testen gibt es eine Cloud-Testphase mit 1.000 Ausführungen ohne Kreditkarte.

Kann ich Zapier DSGVO-konform nutzen?

Zapier stellt ein Data Processing Addendum bereit. Darin steht, dass personenbezogene Daten in den USA verarbeitet werden können und Zapier für europäische Daten das EU-US Data Privacy Framework nutzt, ersatzweise Standardvertragsklauseln. Ob das für deinen Fall reicht, hängt von der Art der Daten ab. Willst du Daten in der EU halten, sind Make mit EU-Rechenzentrum oder selbst gehostetes n8n naheliegender. Kläre die Frage im Zweifel mit deinem Datenschutzberater.

Ist Power Automate in Microsoft 365 enthalten?

Ja, mit Einschränkungen. Lizenzen wie Business Basic, Business Standard und Business Premium enthalten Rechte für automatisierte, zeitgesteuerte und manuell gestartete Flows mit Standard-Connectors. Pro Nutzer gilt ein Limit von 6.000 Aktionen am Tag. Premium-Connectors, eigene Connectors und Desktop-Automatisierung sind nicht dabei. Dafür brauchst du Power Automate Premium, das laut Microsoft 15 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung kostet (Stand September 2026).

Was kostet es, einen Workflow bauen zu lassen?

Bei AI Workflow in Klagenfurt zahlst du ab 249 € pro Modul, dazu kommen laufende Kosten für Betreuung und Hosting je nach Umfang. Ein Modul löst ein konkretes Problem, zum Beispiel den Weg vom Anmeldeformular in die Excel-Tabelle. Im kostenlosen Erstgespräch klärst du, welcher Ablauf sich zuerst lohnt und welches Tool dafür passt.

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