AI WorkflowWorkflow-Automatisierung und Custom-Software für KMU
AI Workflow (Mitja Beuthe, Klagenfurt am Wörthersee) baut Custom-Lösungen für Abläufe, die im Büro jede Woche Handarbeit kosten: Workflows mit n8n und eigene Software mit Next.js und Supabase, für Steuerkanzleien, Maklerbüros und KMU in Österreich, Deutschland und der Schweiz. Ein Modul löst einen Prozess und kostet ab 249 €, laufende Kosten für Betreuung und Hosting richten sich nach dem Umfang. Das Erstgespräch dauert 30 Minuten und ist kostenlos. Bei Treuhand-Control ersetzt eine eigene Web-App die Honorarnoten aus Word und Excel.
Was AI Workflow baut
Am Anfang steht ein Ablauf, der dich jede Woche Zeit kostet. Ob daraus ein Workflow, eigene Software, eine Integration oder ein Content-Ablauf wird, kläre ich mit dir im Erstgespräch. Welche Werkzeuge es für Workflows gibt, zeigt der Vergleich von n8n, Make, Zapier und Power Automate.
Eigene Software: CRM, Kundenportal, interne Tools
Web-Apps mit Next.js und SupabasePasst kein fertiges Programm zu deinem Ablauf, baue ich eine eigene Web-App. Für Happy Property ist das eine einzige App für den kompletten Kundenweg, von der Werbeanzeige über das Verkaufsgespräch bis zur Betreuung nach dem Kauf. Sie hat rund 80.000 Zeilen Code, 78 Seiten und 6 Rollen. Drin stecken eine Pipeline mit eigenem Verkaufsprozess, ein KI-gestützter Angebots-Assistent, ein Terminbot per WhatsApp, ein Werbemanager für Meta, Google und YouTube, ein Eigentümerportal und eine KI-Buchhaltung.
Happy Property Hub ansehen →Workflows mit n8n
Wiederkehrende Abläufe automatisierenEin Workflow übernimmt einen Ablauf, der jede Woche gleich läuft, etwa Anfragen sortieren oder Daten übertragen. Bei HitsForKids schreibt ein n8n-Workflow jede Anmeldung aus dem Online-Formular sortiert in die Excel-Liste. Meine eigenen Belege laufen seit Ende August 2026 über einen Workflow, der alle 30 Minuten einen Google-Drive-Ordner prüft und die Daten mit Gemini ausliest.
Leitfaden für KMU lesen →Integration
Anbindung an Kanzlei- und MaklersoftwareDas führende System bleibt, was du schon nutzt. In Kanzleien sind das BMD, RZL oder DATEV, die Übergabe läuft über das Importformat oder eine Schnittstelle. Maklersoftware wie onOffice, FlowFact oder Propstack ist anbindbar, das prüfe ich je Version im Erstgespräch.
Anbindung besprechen →Content-Abläufe
Blog und Social PublishingAuch Texte lassen sich als Ablauf bauen. So entsteht auch der Blog auf dieser Website. Das Thema kommt aus der Search Console, die Quellen öffne und prüfe ich vor dem Entwurf. Den Rohtext schreibt ein Sprachmodell nach Briefing und Stilprobe, eine Sperrliste fängt typische KI-Muster ab. Redaktion und Freigabe mache ich selbst.
Content-Produktion mit KI →Für welche Branchen?
Ich baue vor allem für Steuerkanzleien, Maklerbüros und kleine Betriebe. Für Kanzleien, Maklerbüros und Betriebe in Kärnten gibt es eigene Seiten mit den typischen Abläufen.
Steuerkanzleien
Typische Module sind Belegerfassung, Mandanten-Onboarding, Fristen und Honorarnoten. BMD, RZL oder DATEV bleiben das führende System. Mandantendaten laufen über Server in Europa (EU), mit Auftragsverarbeitungsvertrag.
KI für Steuerberater →Maklerbüros
Typische Module sind Exposés aus den Objektdaten, vorqualifizierte Anfragen, Besichtigungstermine und eigene Makler-CRMs. Wie so ein CRM aussehen kann, zeigt der Happy Property Hub, gebaut für einen Vertrieb von Zypern-Immobilien.
KI für Immobilienmakler →Betriebe in Kärnten
Der Sitz ist in Klagenfurt am Wörthersee, AI Workflow ist Mitglied der Wirtschaftskammer Kärnten in der Fachgruppe UBIT. Umgesetzt wird remote für Österreich, Deutschland und die Schweiz. Termine vor Ort sind in Klagenfurt, Villach und ganz Kärnten nach Absprache möglich.
KI-Automatisierung in Kärnten →Was kostet das?
Pro Modul, also pro gelöstem Prozess, beginnt der Preis bei 249 €. Laufende Kosten für Betreuung und Hosting richten sich nach dem Umfang. Typische Projekte für KMU liegen zwischen 249 € (ein Workflow) und rund 7.000 € (mehrere verbundene Module mit eigener Oberfläche). Dazu kommen Toolkosten von 30 bis 100 € pro Monat für n8n-Hosting und KI-API.
Was dein Vorhaben kostet, sage ich dir nach dem kostenlosen Erstgespräch. Wie sich die Preise zusammensetzen, steht unter Angebote und Preise. Ob sich ein Modul für dich rechnet, prüfst du mit deinen eigenen Zahlen im ROI-Rechner.
Referenzen
Dokumentiert sind vier Kundenprojekte. Screenshots und Zitate stehen auf der Referenzseite.
Happy Property bietet Kundinnen und Kunden aus dem DACH-Raum Immobilien-Investments auf Zypern an, ein österreichisches Maklerbüro ist das nicht. Vorher wanderte jeder Interessent durch mehrere Tools. Heute läuft der Kundenweg in einer eigenen Web-App.
Früher entstand jede Honorarnote einzeln von Hand in Word und Excel. Heute erstellt die Kanzlei sie in einer eigenen Web-App mit wiederverwendbaren Leistungsvorlagen.
HitsForKids veranstaltet sportliche Feriencamps für Kinder von 6 bis 14 Jahren am KAC-Sportplatz in Klagenfurt. Anmeldungen kamen per E-Mail und auf Papier und wurden abends in Excel abgetippt, laut Jochen Bathe 1 bis 3 Stunden pro Anmelderunde. Jetzt füllen Eltern ein Online-Formular aus.
Gustav Mostetschnig betreut nach eigener Angabe über 500 Partner. Ihm fehlte eine Website, die vor dem Erstgespräch Vertrauen aufbaut und seine Methode erklärt. Die One-Page-Landingpage zeigt die Methode in drei Phasen (Fundament, Aufbau, Skalierung), die Anfrage für ein Erstgespräch geht direkt über die Seite.
So läuft ein Projekt
Die drei Schritte sind bei einem Workflow und bei eigener Software gleich.
Erstgespräch und Angebot
Auf deine Anfrage antworte ich in der Regel innerhalb von 24 Stunden. Im kostenlosen Erstgespräch (30 Minuten) erzählst du mir, welcher Ablauf dich am meisten Handarbeit kostet. Danach bekommst du ein Angebot für genau dieses Modul.
Bau und Test
Das Modul baue ich selbst, ein Vertriebsteam gibt es nicht. Vor dem Go-Live teste ich es mit echten Daten aus deinem Betrieb.
Go-Live und Betreuung
Zum Go-Live gehören Einrichtung, Doku und Übergabe. Betreuung und Hosting kannst du danach dazunehmen, die laufenden Kosten richten sich nach dem Umfang.
Daten und Datenschutz
Alle Systeme laufen auf Servern in Europa (EU), mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Ist ein KI-Anbieter mit Sitz außerhalb der EU beteiligt, sichern das EU-U.S. Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln die Übermittlung ab. Auf Wunsch setze ich nur europäische Anbieter ein.
Wie du ChatGPT im eigenen Betrieb datenschutzkonform nutzt, steht in der Anleitung ChatGPT DSGVO-konform nutzen.
Häufige Fragen zu unseren Lösungen
AI Workflow bindet die Software an, die im Betrieb schon läuft. Kanzleisoftware wie BMD, RZL oder DATEV bleibt das führende System. Maklersoftware wie onOffice, FlowFact oder Propstack ist anbindbar. Ob das mit deiner Version klappt, prüfe ich im Erstgespräch. Dazu kommen Google Workspace, E-Mail-Postfächer und Web-Formulare. Workflows laufen über n8n. Eigene Software entsteht mit Next.js und Supabase und läuft auf Servern in Europa (EU).
Am Anfang steht ein kostenloses Erstgespräch von 30 Minuten. Du beschreibst den Ablauf, der dich am meisten Zeit kostet, danach schicke ich dir ein Angebot dafür. Ich baue das Modul selbst und teste es mit echten Daten, bevor es live geht. Beim Go-Live richte ich es bei dir ein und übergebe es mit Doku. Betreuung und Hosting sind danach optional, die laufenden Kosten richten sich nach dem Umfang.
Ein KI-Workflow automatisiert einen einzelnen Prozess, zum Beispiel die E-Mail-Sortierung, und setzt auf Werkzeugen wie n8n auf. Er greift in die Software ein, die du schon nutzt. Custom SaaS ist dagegen eine komplett eigene Software-Lösung mit eigenen Benutzern, Rollen, Dashboards und Datenmodellen, gebaut von der Anforderungsanalyse bis zum laufenden System. Unser größtes Beispiel dafür ist Happy Property Hub mit rund 80.000 Zeilen Code. Kurz gesagt: Ein Workflow beseitigt einen Engpass, Custom SaaS ersetzt eine ganze Werkzeuglandschaft.
Ein Custom Module startet bei 249 €. Ein Modul löst genau ein Problem, zum Beispiel einen Workflow, ein Tool oder eine Integration. Was dein Vorhaben kostet, sage ich dir nach dem kostenlosen Erstgespräch. Typische Projekte für KMU liegen zwischen 249 € für einen einzelnen Workflow und rund 7.000 € für mehrere verbundene Module mit eigener Oberfläche. Laufende Kosten für Betreuung und Hosting richten sich nach dem Umfang, dazu kommen Toolkosten von 30 bis 100 € pro Monat für n8n-Hosting und KI-API.
Welcher Ablauf kostet dich am meisten Zeit?
Erzähl mir davon im kostenlosen Erstgespräch. Danach weißt du, ob sich ein Modul lohnt und was es kostet.
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