Datenschutzerklärung

Stand: 28. September 2026

1. Verantwortlicher

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn Sie diese Website nutzen, uns kontaktieren oder ein Gespräch buchen. Personenbezogene Daten sind alle Angaben, die sich auf Sie persönlich beziehen lassen, zum Beispiel Name, E-Mail-Adresse, IP-Adresse oder Ihr Nutzungsverhalten.

Verantwortlicher (Art. 4 Z 7 DSGVO): Mitja Beuthe, AI Workflow (Einzelunternehmen), Girardigasse 11, 9020 Klagenfurt am Wörthersee, Österreich · E-Mail: support@ai-workflow.at · Telefon: +43 690 10665705. Unter dieser Adresse erreichen Sie uns auch für alle Fragen zum Datenschutz.

2. Hosting und Server-Protokolle

Diese Website wird bei IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, gehostet (Serverstandort Europa (EU)). IONOS ist unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.

Bei jedem Aufruf einer Seite übermittelt Ihr Browser technisch notwendige Daten an den Server: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, zuvor besuchte Seite (Referrer), übertragene Datenmenge, Statuscode sowie Browser und Betriebssystem (User-Agent). Ohne diese Daten kann der Server die Seite nicht ausliefern. IONOS speichert sie in Protokolldateien, um den Betrieb zu sichern und Fehler oder Angriffe zu erkennen. Die IP-Adressen in diesen Protokollen werden anonymisiert, die Protokolle werden spätestens nach 8 Wochen gelöscht. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

3. Cookies und Einwilligung

Beim ersten Besuch fragt ein Cookie-Banner, ob Sie Statistik-Dienste erlauben. Ohne Ihre Zustimmung laden wir keine Statistik-Dienste, und vor Ihrer Auswahl setzen wir keine Cookies. Ihre Auswahl im Banner speichern wir in Cookies mit dem Namen cmplz_* für 365 Tage, damit das Banner nicht bei jedem Seitenaufruf erscheint und wir Ihre Entscheidung beachten können. Diese Cookies sind dafür unbedingt erforderlich (§ 165 Abs. 3 TKG 2021). Rechtsgrundlage ist unsere Pflicht, Einwilligungen nachweisen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. c in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Das Banner (Complianz) läuft auf unserem eigenen Webserver, dabei werden keine Daten an Dritte übermittelt.

Einwilligung ändern oder widerrufen: Sie können Ihre Auswahl jederzeit mit Wirkung für die Zukunft ändern oder widerrufen, über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Fußbereich jeder Seite oder über die Schaltfläche „Einwilligung verwalten“. Eine Übersicht aller Cookies finden Sie in der Cookie-Richtlinie.

4. Terminbuchung und Anfragen

Auf der Seite Beratung können Sie ein kostenloses Erstgespräch buchen. Das Buchungsformular wird beim Öffnen der Seite aus unserem eigenen Kundenverwaltungssystem unter hub.ai-workflow.at geladen. Dabei werden Ihre IP-Adresse und, falls vorhanden, Kampagnenangaben aus der aufgerufenen Adresse (utm-Parameter) an dieses System übermittelt.

Wir verarbeiten die Angaben, die Sie im Formular machen, zum Beispiel Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmen, Ihr Anliegen, den gewählten Termin und die Gesprächsart (Zoom oder WhatsApp). Ohne Cookies meldet das Formular außerdem, welche Schritte aufgerufen werden (zufällige Sitzungsnummer, Formularschritt, Ereignis), damit wir Abbrüche erkennen. Schreiben Sie uns eine E-Mail oder rufen Sie an, verarbeiten wir Ihre Nachricht und Ihre Kontaktdaten auf dieselbe Weise.

Zweck ist die Bearbeitung Ihrer Anfrage sowie die Vorbereitung und Durchführung des Gesprächs. Rechtsgrundlage sind vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Messung der Formularschritte beruht auf unserem berechtigten Interesse, das Formular zu verbessern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Bestellen Sie im Formular zusätzlich den Newsletter, gilt Abschnitt 7.

Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO):
Vercel Inc., 440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA: Betrieb des Kundenverwaltungssystems (Buchungsformular und Schnittstellen). Dabei werden Daten in die USA übermittelt.
Supabase Pte. Ltd., 65 Chulia Street #38-02/03, OCBC Centre, Singapur 049513: Datenbank (Serverstandort Europa (EU)).
Zoom Communications, Inc., 55 Almaden Blvd, San Jose, CA 95113, USA: Videogespräch, wenn Sie Zoom wählen.
Resend (Plus Five Five, Inc., siehe Abschnitt 7): E-Mails zu Ihrem Termin, etwa Bestätigung und Gesprächslink.
Zur Übermittlung in Drittländer siehe Abschnitt 9.

WhatsApp: Wählen Sie WhatsApp als Gesprächsart, führen wir das Gespräch über WhatsApp mit der Telefonnummer, die Sie angegeben haben. Anbieter ist die WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland. WhatsApp verarbeitet dabei Ihre Telefonnummer und Verbindungsdaten nach seinen eigenen Datenschutzbestimmungen, eine Übermittlung an Meta Platforms, Inc. in den USA ist möglich. Rechtsgrundlage ist Ihre Wahl dieser Gesprächsart (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Speicherdauer: Anfragen, aus denen kein Auftrag entsteht, und die Daten der Schrittmessung löschen wir spätestens 12 Monate nach dem letzten Kontakt. Entsteht ein Auftrag, bewahren wir die Daten auf, solange gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen (für Buchhaltungsunterlagen 7 Jahre, § 132 BAO).

5. ROI-Rechner

Der ROI-Rechner rechnet in Ihrem Browser. Wenn Sie sich das Ergebnis per E-Mail schicken lassen, übermitteln Sie uns Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und die Rechenwerte. Wir verarbeiten diese Daten mit der Automatisierungssoftware n8n, die wir selbst auf einem Server bei IONOS SE betreiben (Serverstandort Europa (EU)), und schicken Ihnen das Ergebnis per E-Mail. Rechtsgrundlage ist Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Wir löschen die Daten nach 6 Monaten, wenn daraus keine weitere Anfrage entsteht. Andernfalls gilt Abschnitt 4. Haben Sie der Besuchsanalyse zugestimmt, gilt zusätzlich Abschnitt 6.

6. Statistik (nur mit Einwilligung)

Google Analytics 4: Nur wenn Sie im Cookie-Banner der Kategorie „Statistiken“ zustimmen, nutzen wir Google Analytics 4 der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Damit sehen wir in zusammengefasster Form, welche Seiten besucht werden, woher Besucher kommen, welche Geräte sie nutzen und wie lange sie bleiben. Google Analytics 4 speichert nach Angaben von Google keine IP-Adressen. Gesetzt werden die Cookies _ga und _ga_* mit einer Laufzeit von bis zu 2 Jahren. Google Signals und die Werbefunktionen von Google Analytics sind deaktiviert: Die Daten werden nicht mit Ihrem Google-Konto verknüpft und von uns nicht für Werbung genutzt. Eine Übermittlung an Google LLC in den USA ist möglich (siehe Abschnitt 9). Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 165 Abs. 3 TKG 2021). Ohne Einwilligung wird Google Analytics nicht geladen.

Eigene Besuchsanalyse: Ebenfalls nur mit Ihrer Einwilligung in der Kategorie „Statistiken“ zeichnet ein eigenes Analyse-Werkzeug auf, wie die Website genutzt wird: aufgerufene Seiten, Herkunft (Referrer und utm-Parameter), Bildschirmgröße, Browsersprache, Klicks, Mausbewegungen, Scrolltiefe und der Aufbau der Seite, wie Sie sie sehen (Sitzungsaufzeichnung). Eingaben in Formularfelder werden nicht aufgezeichnet, sondern maskiert. Für die Zuordnung zu einem Besuch legt das Werkzeug im Sitzungsspeicher Ihres Browsers (sessionStorage) eine zufällige Kennung ab, die beim Schließen des Tabs gelöscht wird. Ist in Ihrem Browser „Do Not Track“ aktiviert, wird nichts aufgezeichnet.

Das Werkzeug läuft in unserem Kundenverwaltungssystem unter hub.ai-workflow.at. Es wird bei Vercel Inc. betrieben, dabei werden Daten in die USA übermittelt (siehe Abschnitt 9). Die Daten liegen in einer Datenbank bei Supabase Pte. Ltd. (Serverstandort Europa (EU)). Beide sind unsere Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Aufzeichnungen löschen wir nach 30 Tagen, die übrigen Daten nach 180 Tagen. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 165 Abs. 3 TKG 2021).

Ihre Einwilligung zu beiden Diensten können Sie jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Fußbereich jeder Seite oder über „Einwilligung verwalten“ widerrufen (siehe Abschnitt 3).

7. Newsletter

Wenn Sie unseren Newsletter abonnieren, speichern wir Ihre E-Mail-Adresse, den Zeitpunkt der Anmeldung und der Bestätigung sowie das Formular, über das Sie sich angemeldet haben. Die Anmeldung läuft im Double-Opt-in-Verfahren: Sie bekommen zuerst eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, und erst nach dem Klick darauf erhalten Sie den Newsletter.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können sie jederzeit widerrufen, über den Abmeldelink in jeder Newsletter-Mail oder per E-Mail an support@ai-workflow.at. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt davon unberührt.

Für den Versand nutzen wir Resend (Plus Five Five, Inc., 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA) als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die E-Mails werden mit Serverstandort Europa (EU) verschickt, Resend kann Daten aber auch in den USA verarbeiten. Resend ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO), zusätzlich gelten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

Wir werten aus, ob ein Newsletter zugestellt und geöffnet wurde und welche Links darin angeklickt werden. Dafür enthalten die E-Mails ein Zählpixel, und Links laufen über eine Weiterleitung von Resend. So sehen wir, welche Themen Sie interessieren. Diese Auswertung ist Teil Ihrer Einwilligung und endet mit der Abmeldung. Ist eine Adresse dauerhaft nicht zustellbar oder wird ein Newsletter als Spam gemeldet, tragen wir sie automatisch aus.

Wir speichern Ihre Daten, bis Sie sich abmelden. Danach behalten wir die E-Mail-Adresse mit dem Vermerk „abgemeldet“ und dem Zeitpunkt, um Ihre frühere Einwilligung nachweisen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Auf Wunsch löschen wir sie vollständig.

8. YouTube-Videos

Auf der Seite Über uns zeigen wir Videos unseres YouTube-Kanals. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Zunächst sehen Sie nur ein Vorschaubild, das auf unserem eigenen Server liegt. Solange Sie nicht klicken, werden keine Daten an YouTube übertragen.

Erst wenn Sie auf ein Vorschaubild klicken, wird der Player von www.youtube-nocookie.com geladen. Dabei werden insbesondere Ihre IP-Adresse, die aufgerufene Seite und technische Angaben zu Ihrem Browser an Google übermittelt. Beim Abspielen kann YouTube Cookies oder ähnliche Technologien in Ihrem Browser speichern. Eine Übermittlung an Google LLC in den USA ist möglich (siehe Abschnitt 9).

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung durch den Klick auf das Vorschaubild (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 165 Abs. 3 TKG 2021). Sie können sie jederzeit für die Zukunft widerrufen, indem Sie keine weiteren Videos starten und die von YouTube gespeicherten Cookies und Website-Daten in Ihrem Browser löschen. Mehr dazu in der Datenschutzerklärung von Google.

YouTube API Services (Video-Upload)

Um Videos auf unserem eigenen YouTube-Kanal zu veröffentlichen, nutzen wir in unserem internen Verwaltungstool „AI Workflow Hub“ (hub.ai-workflow.at) die YouTube API Services von Google (This application uses YouTube API Services). Das Tool ist nicht öffentlich zugänglich, wird nur von uns selbst verwendet und lädt ausschließlich Videos auf unseren eigenen Kanal hoch. Für die Nutzung gelten die Nutzungsbedingungen von YouTube und die Datenschutzerklärung von Google.

Dabei verarbeiten wir nur, was für den Upload nötig ist: das OAuth-Zugriffstoken unseres Kanals mit der Berechtigung „youtube.upload“, die Videodatei sowie Titel, Beschreibung und Veröffentlichungszeitpunkt. Das Token speichern wir in unserer Datenbank mit Serverstandort in Europa (EU). Daten anderer YouTube-Nutzer, etwa von Zuschauern, rufen wir über die API weder ab noch speichern wir sie. Den Zugriff können Sie jederzeit in den Sicherheitseinstellungen Ihres Google-Kontos widerrufen; das gespeicherte Token löschen wir danach.

9. Übermittlung in Drittländer

Einige der genannten Anbieter haben ihren Sitz außerhalb der EU oder können von dort auf Daten zugreifen:

USA: Google LLC (Google Analytics, YouTube), Vercel Inc. (Kundenverwaltungssystem, Besuchsanalyse), Zoom Communications, Inc. (Videogespräch), Plus Five Five, Inc. (Resend, E-Mail-Versand) und Meta Platforms, Inc. (WhatsApp). Alle fünf Unternehmen sind nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Die Übermittlung stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO).

Singapur: Supabase Pte. Ltd. speichert die Datenbank in Europa (EU). Greift Supabase etwa für Support oder Wartung von außerhalb der EU darauf zu, ist das durch die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission abgesichert (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

10. Einsatz von KI-Systemen (EU AI Act, Verordnung (EU) 2024/1689)

Als Anbieter von KI-Automatisierungen informieren wir Sie über den Einsatz von KI-Systemen auf dieser Website und im Rahmen unserer Dienstleistungen nach den Vorgaben des EU AI Act (KI-Verordnung, Verordnung (EU) 2024/1689):

Transparenzpflicht (Art. 50 EU AI Act): Sofern Sie mit einem KI-basierten System (z. B. Chatbot) interagieren, wird dies ausdrücklich gekennzeichnet. KI-generierte Inhalte werden entsprechend kenntlich gemacht.
Risikoeinstufung: Die von uns entwickelten und eingesetzten KI-Systeme fallen nicht unter die in Art. 5 EU AI Act verbotenen Praktiken und werden nicht als Hochrisiko-KI-Systeme im Sinne von Anhang III eingesetzt.
Menschliche Aufsicht (Art. 14 EU AI Act): Automatisierte Entscheidungen im Einzelfall nach Art. 22 DSGVO, die rechtliche Wirkung entfalten, treffen wir nicht ohne menschliche Überprüfung.
Datenminimierung: KI-Agenten erhalten nur Zugriff auf Datenfelder, die für ihre Funktion zwingend erforderlich sind.

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Verarbeitungen, die auf unserem berechtigten Interesse beruhen, können Sie widersprechen (Art. 21 DSGVO). Schreiben Sie uns dazu an support@ai-workflow.at.

Widerruf einer Einwilligung: Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt davon unberührt. Für Statistik-Dienste nutzen Sie „Cookie-Einstellungen“ im Fußbereich jeder Seite, für den Newsletter den Abmeldelink, für alles andere eine E-Mail an uns.

Bereitstellung und automatisierte Entscheidungen: Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, uns Daten bereitzustellen. Ohne die als Pflichtfeld markierten Angaben können wir Ihre Anfrage oder Buchung aber nicht bearbeiten. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Beschwerde: Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, in Österreich bei der Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien, dsb.gv.at.

12. Datensicherheit

Die Website und alle Formulare sind per TLS verschlüsselt (https). Die Datenbank unseres Kundenverwaltungssystems ist auch im Ruhezustand verschlüsselt (AES-256). Zudem setzen wir technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten vor Manipulation, Verlust und unberechtigtem Zugriff zu schützen.